通过调查收集数据
在收集个人数据时，我们被要求向提供数据的人提供某些信息，解释我们为什么要处理他们的数据，我们将如何处理它，如果我们将在大学之外分享它，他们的数据保护立法权利是什么，以及如果有任何问题或顾虑，应该联系谁。开云体育主頁(欢迎您)
收集数据最简单的方法之一是使用调查工具。无论何时进行调查，你都应该只收集你确定需要达到目的的数据。您必须在收集时附上隐私通知，通常通过在调查中附上该通知的链接来实现。
我们已经生产了一些私隐通告指引，其中包括一个用于审核现有隐私通知的检查表，以及一个隐私通知模板，如果目前没有涉及您的处理的隐私通知，则可以使用该模板生成通知。
以照片/录像的形式收集数据
个人数据包括一个人的图像，所以当在校园拍摄照片或记录事件时，我们需要向那些图像可能被捕捉到的人强调，我们正在收集这些数据，并解释我们将使用这些数据做什么。根据英国《通用数据保护条例》(GDPR)，使用照片/视频不一定需要获得合法的同意，但您确实需要提供个人如何要求不使用其图像的明确细节(最好提前提供)。最佳做法是获得许可，即使您依赖于英国GDPR下的其他合法依据。对于某些目的(如营销)，无论如何您都需要事先获得书面许可。
如果活动只接受邀请，则应在邀请中附上隐私通知，说明可能会拍摄照片/视频。如果活动对所有人开放，还应该为目标观众提供适当的隐私通知，一种简单的方法是在活动区域张贴二维码(尽管也应该为那些没有手机的人展示纸质副本)。
当活动涉及18岁以下的任何人时，还需要告知他们的父母/监护人，并允许他们使用图像。
邮件列表-审核，甚至为版主
许多数据泄露的原因是将包含个人数据的电子邮件发送给错误的收件人。如果这封电子邮件被发送到一个未经审核的邮件列表，情况可能会更糟，因为它将被发送到多个错误的收件人!
可以使用的一个控件是使用Sympa来管理邮件列表。Sympa为您提供了一个选项，要求将所有电子邮件(甚至是由版主撰写的电子邮件)发送给版主进行分发。通过采用这种控制，将电子邮件发送给错误收件人的整个邮件列表的风险大大降低了。
如果您是邮件列表的主持人，请在Sympa中选择此选项。如果您在Sympa之外管理邮件列表，请联系IT帮助台
如果您有任何在保证和数据保护网站上没有回答的问题，或者如果您需要进一步的支持和指导，请通过电子邮件与团队联系dataprotection@开云体育app客服kent.ac.uk．
劳拉牵引
保障资料主管/保障资料主任(DPO)