所有帖子由Catherine Butler撰写

作为EDA的沟通和参与经理,我负责管理和实施学院的公关、营销和沟通策略,制定学生体验计划,促进新业务发展、企业机会和行业合作,并加强和提高校友参与。

创造有意义的职位头衔

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在2014年11月举行的Liquid caf(卓越合作伙伴关系)活动上,我们的同事对职位的反馈包括:

“文员这个词已经过时了,职位名称应该反映这一点。”

“我们需要明确定义职位名称和工作角色。”

从事行政工作的同事认为,一些职称形成了刻板印象,或助长了顺从的老式观念,并加强了一些大学环境中普遍存在的历史等级制度。开云体育主頁(欢迎您)

在这方面,我们需要更多地与撰写职位描述的经理以及人力资源部门的资源同事合作。首先,确保性别公平的语言很重要,以确保职位描述不会无意中与男性或女性特征联系在一起。在过去的几年里,有很多关于玻璃天花板的文章和研究,关于女性在高层面临的斗争,但很少有人抱怨公司底层的性别不平衡。也许我们应该考虑在某些情况下取消“助理”的头衔,代之以“协调员”、“顾问”或“官员”。无论如何,说到底,助理的工作远不止“协助”这么简单。通过去除“助理”这个词所暗示的屈从含义,我们或许也能消除许多男性对这些角色的偏见。同样,“文书”一词带有20世纪30年代/50年代的味道,在那个时候,一个新的职位头衔被定义为从事一线学生咨询服务的同事。

为此,作为我们项目的一部分我们以为自己是谁——行政人员的专业化吗,我们让理学院的同学们告诉我们,他们对自己职位的真实看法;他们喜欢什么,不喜欢什么。我们甚至要求同事们想出一些他们认为能充分描述自己职能的全新职位,在理想情况下,他们会使用这些职位。我们收到的所有结果都将传递给人力资源部的同事,以便更好地告知他们员工对这个问题的看法。的确,让员工选择自己的职位头衔似乎是有道理的,就像在会议上展示的那样Make-A-Wish-Foundation在这里,创造自己职位头衔的员工对这次经历感到积极,他们觉得自己的新头衔提供了自我验证,帮助他们更多地表达自己的身份和个性。

让我们开始创造一些真正有意义的职位,反映我们所扮演的角色的专业性和我们带来的价值。

名字(或职位)中包含了什么?

名字里有什么

当你走进一个社交聚会,意识到你必须向别人介绍自己时,你的大脑总是在快速运转,想着“我该说什么?”,因为职称是社会地位和个人身份的重要来源。大多数人想知道的是,事实上,他们经常会逼你去弄清楚,你是做什么工作的?你的职位是什么?

在今天的社会中,我们已经被我们的头衔显著地定义了,我们经常用我们的头衔来定义我们自己。职位名称服务于许多角色;向人们传达你在某一主题上的权威,让人们知道你在工作中做了什么,用简短的方式。

这就是职称的作用;它让你遇到的人,你的顾客和客户,清楚地知道你在哪里工作,你做什么,你在什么层次上工作。它会给你在你的领域增加可信度。这是你在职业阶梯上的跳板。一个好的职位头衔可以让公司看到你努力的价值,并为你赢得同事和客户的尊重。它可以表明重要性或“奖励”员工,而不是加薪。

你想要的职位头衔不仅能准确描述你的工作,还能反映你在公司的薪酬排名和资历。职位头衔可以作为招聘人员的衡量标准——它们是一种标尺。招聘人员通过职位头衔来衡量职业发展(职位头衔是职业发展的指标,只要它伴随着职位描述和支持头衔的成就)。在很多情况下,拥有一个强大的职位头衔是你找到下一份工作的弹射器。

职位头衔也带有情感和期望,因为个人需要感觉自己聪明、有影响力和重要。最后,职位头衔可以赋予员工权力,甚至可以促进积极的行为,比如更主动或表现出更强的领导力。出于所有这些原因,提升职位头衔可以极大地激励员工。例如,在头衔中使用“经理”一词意味着你管理资源、管理客户/顾客、他们的账户或管理项目。

拥有清晰、普通、受人尊敬和容易理解的头衔非常重要。定期审查的标题也很重要。有时候,头衔甚至比薪水更重要。

关于成为行政专业人员

很明显,近年来秘书/办事员的职能变得更加专业,工作也变得更加有趣,员工可以拥有自己的成果。然而,与此同时,也出现了一些不愉快的附带问题。职场压力已经出现;资源并不总是与学生人数的增长相匹配。压力越来越大,期望越来越高,不切实际的截止日期,经常放弃午休时间来赶上进度,学生要求越来越高,缺乏晋升机会,电子邮件使工作变得紧迫和坚持,最重要的是,别人看不到。

在讨论秘书/文书和行政工作人员的价值时,有趣的是,在美国和其他国家,每年都会举办一个名为“行政专业人员日”的全国性活动,以表彰秘书、行政人员、接待员和其他行政支持专业人员的工作。秘书节起源于1952年(最初被称为国家秘书节),似乎值得报告的是,秘书仍然是美国女性的最高职位——这在1950年是如此,在2010年也是如此。这一趋势没有减弱的迹象。

由于各种原因,职称随着时间的推移而演变。一些公司在他们的职位名称中加入了创意,以此来提升那些听起来很普通的职位。还有一些公司用别出气裁的头衔来代替升职或加薪。如今,公司的普遍做法是避免使用针对性别的职位头衔,或者那些带有政治不正确含义的职位头衔,以避免任何歧视的可能性,并表明性别与工作表现无关。在赛百味点一份三明治,你会得到他们的“三明治艺术家”的帮助。在苹果商店选购电脑或iPad时,一定要向“天才”求助。

在现代高等教育机构中,平等问题享有很高的知名度,但可悲的是,历史上的刻板印象仍然盛行于文职和行政职位,例如性别歧视、职业势利和知识精英主义。此外,政府关注学术界的性别差异,但秘书/文书/行政人员与技术人员、家政人员和整个大学教职员工一样,有时会被忽视。开云体育主頁(欢迎您)

所以,你可以叫我们秘书、文员、助理、行政官员——随便什么。我们可以做到这一切。无论你叫我们什么,作为高等教育行政专业人员,我们将保持办公室的运转,而技术、预算和公司化将不断塑造和影响我们的角色。还要记住,我们更有可能是女性。这并不意味着我们没有能力做其他事情——这只是意味着我们在这方面做得更好——也许在更注重细节的事情上做得更好,这在我们的工作中是必要的,因为学生们为高质量的服务和体验支付了高昂的费用。

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行政专业人员角色的演变和多样化

如今,高等教育的文书和行政人员被期望具备多种技能和能力,专业行政人员的角色被视为一个组织成功的关键。许多任务需要高水平的专业知识和教育,有些任务需要商业或政治上的敏锐。

博客3

在大学里,秘书、文员和行政人员必须获得专业技能和知识。我们必须在工作中学习,使用先进的计算机系统和通讯技术。我们已经自学成为大学资金、教学和研究计划方面的专家。开云体育主頁(欢迎您)大学的公司化对高等教育机构的运作方式产生了深远的影响,我们的角色也受到了影响。我们的角色已经转变为高等教育专业人员的角色,我们每天都在应对变化,追求复杂的任务,提供创新的解决方案,促进学习和发展,推动学生的体验和效果。

大学是在60年代建立的在美国,秘书/文员的工作更多的是文书工作。如今,我们的技能越来越多,我们自己做所有的事情。这群员工的专业知识对大学结构的核心至关重要,我相信专业的行政服务是肯特大学战略成功不可或缺的一部分。开云体育主頁(欢迎您)开云体育app客服

与同事交谈时,这里有一些关于工作变化的轶事:

“我们的工作通常以项目为基础,或者我们作为其他项目的团队成员工作。”

“每天,我都被要求跳出思维定式,解决问题并提出新的解决方案

“现在,我总是考虑更大的前景。”

“我自己管理自己的工作。”

“我自主决定影响大学内部的工作方式”开云体育主頁(欢迎您)

女性、文书和行政团队往往是“软技能”和“专业技能”方面的专家——为学生提供咨询、接待访客、为项目做基础工作、管理学生入学、平衡财务、撰写新闻稿、监督课程管理、撮合学生就业计划——所有这些技能都很容易被忽视。

这就引出了一个问题,如果其中一项技能是由男性完成的,它会有一个更大的头衔和更高的报酬吗?我们经常把“经理”这个词与控制的人联系在一起。女性的管理职能被认为是养育——喂养、滋养、支持和促进发育。培养通常是悄无声息地完成的,大部分工作都是看不见的——这显然与文书和行政职能很容易被忽视和低估的看法一致。

时代在变——第二部分

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对于几代女性来说,秘书、文书和行政技能被视为在就业市场上有利并有助于职业发展的基本技能。主要的转变发生在阶级和性别方面。最初,在20世纪30年代之前,几乎所有的秘书都是男性,秘书的角色被认为是政府的行政仆人,受到高度重视。文书工作是男性主导的领域,男性与上级密切合作,经常成为他们的学徒;他们上级的成功就是他们的成功,他们可以期待在他们的晚年担任管理职位。二战结束后,当男性回归时,秘书和文书工作被视为“女性化”,职员被改名为“秘书”和“打字员”。这些工作的薪水和声望都受到了重大打击!

在20世纪80年代和90年代,许多秘书职位被重新命名为行政助理,越来越多的男性开始申请这类工作,尽管数量很少。技术的发展——文字处理使得编写和编辑文件变得更加简单,随着电脑的出现,“打字”变成了“键盘”。快进到2015年,你会发现大多数组织都抛弃了“秘书”一词,转而使用文职人员、行政助理/官员或办公室专业人员,以涵盖更行政的角色。

大学采用“专业服务”一词来区分不负有直接学术责任的员工,而“行政人员”一词则保留给承担文书或秘书职能的员工。目前,在高等教育中,关于初级文书和行政人员的价值有很多争论,他们经常认为自己收入过低,被忽视和隐形。

然而,在数字时代,文书和初级行政工作者的角色演变远远超过任何职位名称的变化。我们经历了巨大的变化(请看我博客的第一部分),包括资讯科技的发展、高等教育方式的转变,以及高等教育商业及企业文化的发展。学术人员已开始将更多的任务委托给文书/行政人员,这些工作人员在非正式和正式的培训和教学学生方面发挥越来越大的作用。今天的大学行政工开云体育主頁(欢迎您)作人员比以往任何时候都要负责更多的复杂任务!

时代在变——第一部分

我所在开云体育主頁(欢迎您)的大学正在庆祝建校50周年(1965年至2015年),因此,我认为这是一个及时的机会,可以展示在过去50年里,秘书/文书和行政职能发生了多大的变化。在此期间,我不仅在这里学习,而且通过各种临时和长期职位,为该机构贡献了超过18年的秘书,文书和后来的高级行政专业知识。

时代正在改变

在我的任期内,我见证了高等教育的巨大变革,包括资金的变化,学生人数的增加,治理,公司化和商业化的增加,以及管理模式的采用,这些都影响了各个层次的员工。

如果你看看我所说的劳动力,你会注意到我们是一个以女性为主的劳动力,这可以部分地解释我们缺乏知名度以及我们在此过程中遇到的一些问题(例如,我们认为我们对学术努力或系统不感兴趣)。不幸的是,一些过时的刻板印象也存在(参见我的博客)。只是一个管理员’),但至少在21世纪世纪,我们能够挑战一些长期以来关于女性管理角色定义的男性观点/行为(即行政和女性-即不是男性和非学术!)

英国的许多大学都是在20世纪60年代建立的,大学秘书和文书/行政工作人员的角色也随之产生。开云体育主頁(欢迎您)这些角色被称为“非学术”,然而,仅仅使用“非”这个词就会让人联想到负面的联想,并导致在描述我们“不是”什么而不是“我们是”什么的时候,给一整部分劳动力贴上标签和定义。当时,大学秘书/文员被认为是学开云体育主頁(欢迎您)术团体的从属和支持角色。角色持有者被期望被看到而不是被听到,就像维多利亚时代的妇女和儿童一样。他们的主要职责是照顾学术,打字和泡茶。秘书/文员负责打字等工作,通常只支持一名学者。没有招生、营销或国际办事处。财务和人事部门非常小,对学术界来说是不可见的。

事实上,秘书/行政助理这一角色最近在流行文化中有了某种复兴——比如琼·霍洛韦和佩吉·奥尔森的角色,她们是虚构的广告公司的秘书《广告狂人》故事发生在1960年代的美国。两人都通过晋升成为有意义的员工——一个成为公司的合伙人,一个成为广告专业人士(被认为与男性角色地位平等)。同样地,想想“国务卿”这个词,其中“秘书”这个词定义了美国联邦政府的高级官员!

有趣的是,秘书这个词是一个男女通用的词,并不是由性别来定义的,尽管它被刻板地联想为女性。“秘书”这个头衔最初是由军事领导人、国家元首甚至教皇用来称呼他们最信任的知己——那些他们可以毫无保留地信任和依靠的人。秘书们与其他人区别开来,并受到各自领导人的青睐。后来,秘书在同样的意义上被专业人士和商界领袖使用。

如果我们看一下“秘书”这个词的历史和意义,它可以追溯到早在六世纪的中世纪英语中,它来自古拉丁语secretumi,意思是秘密的守护者!

下个月,本博客的第二部分将探讨秘书在20世纪30年代、50年代、80年代和90年代一直到数字时代的职业角色演变。

是什么让我们成为“专业的”大学管理者?开云体育主頁(欢迎您)

专业精神是你所看到、听到和经历的东西,由一系列行为组成。专业人士总是力求做到最好。

作为大开云体育主頁(欢迎您)学管理者,我们力求保持较高的专业水平。我们可以做一个可接受的“工作-但我们总是试图做一个。”异常”的工作。

但我们有没有停下来想过,是什么让我们变得专业?我们向工程与数字艺术学院专业管理中心的同事们提出了这个问题,并提出了以下几个想法:我们的服务方法-我们把客户和用户(学生和学术同事)放在第一位。我们是合格的(毕业生或具有研究生水平的专业资格)。我们有许多能力和技能,并且擅长我们所做的事情。我们努力追求更高的绩效和持续的专业发展,我们属于大学管理人员专业组织(AUA),他们为我们提供了一个工具包和资源,帮助我们改善专业行为,应对不断变化的高等教育复杂性。开云体育主頁(欢迎您)

学生使用我们的服务,作为行政人员,作为他们的第一站。专业服务人员和教学人员之间的界限越来越模糊,这意味着近年来,我们承担了更多传统的“学术”职责,我们不断需要在传统的教学和研究职能之外提供更高水平的服务。

21世纪的大学行政人员认为,行政人员为整个开云体育主頁(欢迎您)学生体验增加了巨大的价值和影响,在某种程度上,我们提供的日常角色极大地增强了一线教学、研究、企业和所有外部和商业活动。我们响应客户的需求,追求复杂的任务,提供创新的解决方案,推动学生的体验,促进学习和发展,影响结果并应对变化。作为专业的大学管理者,我们提供高开云体育主頁(欢迎您)质量的专业服务,我们培养了对学术文化的欣赏,对各种不同客户的需求敏感,对我们的行为负责,分享专业知识和良好实践。因此,我们在肯特大学的战略成功中扮演着至关重要的角色开云体育主頁(欢迎您)开云体育app客服

鉴于肯特大学的50周年纪念开云体育主頁(欢迎您)开云体育app客服th周年纪念,这似乎是一个及时的机会来展示行政职能在过去50年里是如何变化的。我们应该庆祝我们给组织带来的专业价值,以及我们自己的职业身份。

只是管理员?

如果你在大学行政部门担任管理人员(特别是七年级及以下),当别人问你如何定义自己?开云体育主頁(欢迎您)你是做什么的?”

在很大程度上,我们通过工作来定义自己,那么你会如何回答刚才提出的问题呢?我们中的许多人对“我在肯特大学工作开云体育主頁(欢迎您)开云体育app客服,但通常情况下,这通常得到的回答是:哦,你是学者吗"我们会乖乖地回答"不,我只是个管理员”。

有时(有意或无意),我们的语调会把重点放在“just”这个词上,就好像我们在为自己的职业道歉,并为此感到些许尴尬。

工作中的标签很重要。举个例子,“非学术”。我们应该被定义为我们不是什么吗?“管理团队”这个术语有时会传达一种简化的感觉,甚至“支持人员有一种楼上/楼下的味道。无论如何,我们不都是合作伙伴吗?在我们现在工作的以客户为中心的环境中,我们不都支持学生吗?

我们不应该为自己是大学管理者而感到自豪吗?开云体育主頁(欢迎您)毕竟,诺兰委员会肯特大学2013年年度回顾中提到,大开云体育主頁(欢迎您)学管理开云体育app客服者应该追求公共生活的七项原则:无私、正直、客观、负责、开放、诚实和领导能力。这些都是我们在日常工作中坚持的品质,也是成为真正的专业人士和展示专业精神的所有要素。

作为大学管理者,我们做了哪些重要的贡献?为什么我们认为被视为专业人士是至关重要的?开云体育主頁(欢迎您)我们的一个关键职能是服务于公众利益,妥善管理公共资金。我们服务于各种利益相关者的需求,包括:学生,他们的父母,学生的最终雇主,我们在高等教育工作的同事,商业客户和供应商,以及政府。这是一个广泛的责任范围,当然不应该感到羞耻。学生们将行政人员视为他们的第一站,我们经常“填补空白”,在老师没空的时候支持学生,并问学生们通常不敢问老师的问题。你可以说我们做的是幕后的“粘合”工作——在不被注意的情况下做得最好。

然而,不被注意有时会导致匿名,隐形和被低估的感觉(记住我们如何向别人介绍自己!)但是,通过贬低我们的功能,我们实际上助长了旧的刻板印象,并与职业势利相抵触。事实上,这条信息适用于全校的所有职位。开云体育主頁(欢迎您)我们都可以发挥非常重要和相关的作用,积极庆祝和促进我们的独特贡献只会是一件好事