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事情总是会出错,最好看看什么是可预测的

埃德·戴明(Ed Deming)曾经说过“事情总是会出错”。在每天都要面对的复杂的工作和商业环境中,这是正确的。

我们可能成为这种情况的受害者,就像我们会成为飓风、海啸、火山爆发等不可预见的自然灾害的受害者一样。或者,我们可以为可能发生的灾难做好准备,并制定适当的计划来减轻其影响:掩体、安全避难所、疏散计划。

更好的是我们能够预测这些事件的发生。自然灾害的确如此,但对我们大多数人来说,这种灾难并没有明显的威胁(这就是为什么我们可能更多地关注工作中的琐事!)所以让我们来谈谈工作——预测的重要性在我们如何处理日常的“灾难”中是真实的。

事情出问题有两个原因——(1)事情设置方式的潜在问题,我们有好日子和坏日子的循环,(2)由可分配因素引起的问题。戴明称第一种原因为“共同原因”,第二种原因为“特殊原因”。这种区别的重要性在于我们如何应对这些问题。事情总是会出错。

如果业绩在可预测的基础上低于我们需要的水平,那么我们有一组潜在的“共同原因”,这些原因被构建在工作系统中——设计、人员培训、工作设计、原材料、计划。这需要花费大量的精力来测试新方法、监控进展和变化以及嵌入新方法。没有权宜之计。

如果一个一次性的问题发生了,我们知道原因吗?这是一次性的吗?我们能减轻这个原因吗?如果再次发生,我们该怎么办?这种情况永远不会经过系统的重新设计——这只会让事情变得更糟,把本来在控制之下的事情,变成现在失控的事情。然而,如果你找到了原因,那么停下来想一想——知道这个事实是否给了我们未来根本性改进的线索?

戴明W.E.(1982)走出危机,麻省理工学院CAES,剑桥。

戴明W.E.(1993)《新经济学》,麻省理工学院CAES,剑桥。

四年反思:多年学习

搜索箭头这篇文章见证了在这个网站上写博客四年的完成,这是第112篇文章。网站上有各种各样的材料。

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我们多年来强调的主要主题包括:

回到工作中•不要对别人这样做:首先要了解工作体系

趋势线•不要追逐那些不值得追求的事情
存在(比如数据中的假设趋势)

•建立知识,而不是观点

•不要依赖自上而下的变化文化改变不是你对人们“做”的事情

•在正确的干预点上,改变可以快速而无痛

•领导力更多的是关于追随者
而不是关于领导

布拉德福德城“捡起球,跟着它跑”,一起工作,发挥优势,付出努力,承担责任,保持纪律,始终相信梦想!

•决策可以以许多不同的方式涉及到人们

•团队合作更多的是关于目的、目标和过程,而不是行为

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团队;改善;领导力;动机

主要来源文章包括:
德明;埃雷罗;Seddon;圣吉;柯维;目前

是什么让我们成为“专业的”大学管理者?开云体育主頁(欢迎您)

专业精神是你看到、听到和体验到的东西,由一系列行为组成。专业人士总是力求做到最好。

作为大开云体育主頁(欢迎您)学管理人员,我们力求保持较高的专业标准。我们可以做一个"可接受的"工作-但我们总是试图做一个"异常”的工作。

但我们有没有停下来考虑过,是什么让我们变得专业?我们向工程与数字艺术学院专业管理中心的同事提出了这个问题,并提出了以下几个想法:我们的服务方法-我们把客户和用户放在第一位(学生和学术同事)。我们是合格的(毕业生或具有研究生水平的专业资格)。我们拥有众多的能力和技能,并且擅长我们所做的事情。我们为更好的表现和持续的专业发展而努力,我们属于大学管理人员专业组织(AUA),他们为我们提供了工具包和资源,以帮助改善我们的专业行为,并处理不断变化的高等教育的复杂性。开云体育主頁(欢迎您)

学生使用我们的服务,作为管理人员,作为他们的第一个港口。专业服务人员与教学人员之间的界线日趋模糊,这意味着近年来,我们承担了更多传统的“学术”职责,在传统的教学和研究职能之外,我们不断需要提供更高水平的服务。

21世纪的大学管理人员看到,管理人员为整个开云体育主頁(欢迎您)学生体验增加了巨大的价值和影响,在某种程度上,一线教学、研究、企业和所有外部和商业活动都因我们提供的日常角色而大大增强。我们响应客户的需求,追求复杂的任务,提供创新的解决方案,推动学生体验,促进学习和发展,影响结果并应对变化。作为专业的大学管理者,我们提供高开云体育主頁(欢迎您)质量的专业服务,我们发展了对学术文化的欣赏,对各种不同客户的需求敏感,对我们的行为负责,并分享专业知识和良好实践。因此,我们所扮演的关键角色是肯特大学战略成功不可或缺的一部分开云体育主頁(欢迎您)开云体育app客服

根据肯特大学的50开云体育主頁(欢迎您)开云体育app客服th周年纪念,似乎是一个及时的机会来展示行政职能在过去50年的变化。我们应该庆祝我们为组织带来的专业价值,以及我们自己的职业身份。

起飞时间:改变学院网络

最初的肯特大学变革学院项目开云体育主頁(欢迎您)集中在社会科学学院并涉及开云体育app客服一个跨职能的学术和专业服务团队。该团队建立了非正式的网络,并通过教师学习与教学论坛、学生代表会议和其他举措影响了现有的工作方法。

蝴蝶开始了第三次飞行

该项目成为了一个变革“试验台”,其目的是:

  1. 转变全体教职员的态度和价值观,以学生为本;
  2. 转变组织文化,使学术团体接受学生学习和研究;
  3. 通过协作的方式确保资源的有效利用,以交付高质量的学生体验。

与此相关的努力,大学开发了新的方法来领导,指导和发展。开云体育主頁(欢迎您)该项目成为发展组织变革的试验台。我们现在在这个网站上有100篇文章和评论,我们鼓励你去探索。改头换面的'改变学院网络的目标是在同事之间和外部联系人之间开启非正式对话,以激发多个主题的想法和发展。领导下,Ch安吉的原则,卓越,沟通,学与教,研究),以解决高等教育界目前关注的主要问题。我们希望您能从我们在未来几个月和几年分享的见解和经验中受益。

阅读更多:

关于我们:改变学院。http://blogs.开云体育app客服kent.ac.uk/change-academy/about/

责任止于何处?

辛迪·瓦伦斯@cdvallance

在我上一篇博文,我讨论了理解项目中不同角色的重要性。这篇博客将这种想法带到了下一个细节层面。那些使用正式项目方法(如PRINCE 2)的人无疑理解责任图表的价值。需要说明的是,这个博客不会提供那种程度的正式或细节。相反,它只是一个宽泛的介绍,以便进一步清楚地了解角色和职责如何结合在一起完成任务。

在RACI过程中,通常为每个任务定义四个职责,并将其合并到矩阵框架中。在这个过程中常用的术语是:负责任的,负责任的,咨询过的,知情的,尽管这个模型有很多变体,而且根据你选择阅读的指南,可以在缩略语中添加更多的首字母缩写。我们会保持简单。

负责任的
那些为完成任务而工作的人。每个任务必须至少有一个角色负责。

负责任的
这是最终对任务的适当完成负责的角色,并且是将工作委托给负责人员的角色。每个任务或交付物只能指定一个负责任的角色。

咨询
那些被征求意见的人,通常是主题专家;而且必须与他们进行双向交流。

通知
那些了解最新进展的人,通常只关注任务的完成或交付成果;和谁一般都是单向的交流。

通常,对任务或交付物负责的角色也可能负责完成它。除了这个异常之外,通常建议每个角色最多只承担每个任务的一种参与类型。如果显示了一种以上的参与类型,这可能意味着需要进一步澄清。

角色和人之间也有区别:角色是一组任务的描述符,可以由许多人执行;类似地,一个人也可以扮演许多角色。

如前所述,我们经常聚在一起,只是开始手头的工作。在不拘泥于形式化和文档化的同时,使用一些技术来明确角色可以为任何类型的团队工作提供有用的框架。

使用这篇博客和上周博客中讨论的角色澄清技巧有很多好处,包括:

帮助小组成员了解他们的角色和责任

明确角色之间的相互依赖关系

提高对贡献重要性的认识

帮助平衡工作负载

促进对项目成功所需的结构和系统的接受

作为一种参与建设性冲突管理的方式,如果这种情况发生的话。

明确角色和责任将有利于整个项目及其小组成员,因为每个人都清楚自己在整个项目中的位置,并可以一起朝着已经确定的愿景、目的和目标工作。

分组角色分类

辛迪·瓦伦斯@cdvallance

我以前写过原则当人们想要一起思考的时候,这会让他们受益。我还写了一系列博客,为主席和参与者提供实用的建议,以确保这一点会议是成功的。

但我还没有做的是分享关于小组成员角色的想法。角色区分和清晰对任何群体都很重要。有很多很多方法可以对群体角色进行分类,我在群体动力学方面没有任何特定的理论专业知识。看看他的作品肯特大学群体过程研究中心开云体育主頁(欢迎您)开云体育app客服(也有推特@Group_Lab),研究影响群体和群体间关系的社会心理过程。

为了简单起见,作为起点,我将引用我自己大学教授使用过的一个模型(开云体育主頁(欢迎您)A.R.伊兰戈教授),这本书是肯尼斯·本恩(Kenneth Benne)和保罗·希茨(Paul Sheats)早在20世纪40年代就开始研究群体行为的著作的精华。Benne和Sheats定义了三类群体角色:任务导向型角色、关系导向型角色和自我导向型角色。

面向任务的角色包括发起者、信息寻求者、信息提供者、协调者和评估者。这些角色对于实际完成工作非常重要。

人际关系角色服务于不同的目的。这些角色有助于团队以积极的方式运作。他们包括鼓励者、协调者、看门人、标准制定者和群体观察员。

最后,自我导向的个人主义角色通常会削弱和破坏团队。这些角色包括阻碍者、寻求认可者、支配者和逃避者。

如果你可以自由选择组队,那么在选择成员时要谨慎。能够平衡任务和关系导向型角色的各种各样的人将使团队以积极的方式向前发展。

但你该如何应对这些自我导向的不正常角色呢?也许您不能完全控制组成员关系。如果是这样的话,那么目标应该是通过提高意识和充分认识到所有这些角色存在于群体中来尽量减少或消除这些行为。当然,这说起来容易做起来难,但可以通过简单地指定这些角色,并在团队创建之初就同意不容忍破坏性行为来开始。指导和反馈也有助于大大减少或消除这些行为。

你对自己想要的角色范围有了一个概念。接下来是什么?

什么时候众人的臭皮匠胜过一人?

辛迪·瓦伦斯@cdvallance

作为我的后续上一篇博文那么,我们为什么要为群体而烦恼呢?

首先,重要的是要注意,有时群体的形成是一个组织的有意识的结构选择。例如,在肯特大开云体育主頁(欢迎您)学,以开云体育app客服前分散在各个学院的工作人员在20世纪90年代中期被集中到以学科为基础的学术学校。专业服务同样被确定为职能单位,有时位于同一地点,为大学院系/学院的核心业务提供支持。开云体育主頁(欢迎您)例如,信息服务、人力资源、财务和研究服务(在许多其他服务中)都有各自的功能目的。虽然关于这些群体还有很多可写之处,但以下内容并不关注作为组织结构一部分而创建的群体。

相反,那些出于正式结构之外的原因而创建的小组或团队呢?研究小组、项目团队、工作组——这些都是聚集在一起的群体——通常在有限的时间内——来完成一个特定的目标。

我们为什么要创建这些群体?我们获得的潜在价值是什么?虽然在现实中,由于我们将考虑的许多原因,我们并不总是能获得重大利益,但在许多不同的情况下,群体决策可能优于个人决策。例如,在以下情况下,许多人会比一个人更好:6

  • 任务需要对不确定的事件做出判断,可用的信息要么是不完整的,要么是不确定的
  • 对质量结果的高度关注和潜在的收益是实质性的
  • 错误的成本也很高,可能很难扭转或挽救一个糟糕的决定
  • 存在许多可行的替代解决方案
  • 确定最佳的替代方案是困难的
  • 有关结果的反馈不会立即公布

这并不意味着是一个详尽的清单,毫无疑问,还有更多的原因可以添加。然而,也许有两个共同的关键因素是不确定性和复杂性。

所以,如果小组有时是有效的,但不是在所有情况下;我们错在哪里?成功群体的特点是什么?下次再详细讲。

建立和保持弹性

图像由@cdvallance

自从我上一篇博客以来,过去的几周一直在挣扎。像大学里的许多人一样,我一直在与一位同事所说的“无处不在开云体育主頁(欢迎您)的肯特虫”作斗争。开云体育app客服“虽然我非常怀疑肯特是唯一一个有许多成员成为冬季感冒和流感受害开云体育app客服者的组织,但我肯定很难找到最近绝对充满活力和热情的人。”再加上寒冷、潮湿、灰暗的天气、短暂的白天、黑暗的夜晚和许多工作挑战。那么我们能做些什么呢?

对我来说,在工作中恢复并保持个人和职业弹性的唯一方法就是反思这个问题:“我为什么要麻烦?”“关于我为什么每天早上起床去上班,我相信什么?”当然,我需要并且想要一张薪水支票。这是已知的。但这对我来说还不够,我相信对其他人来说也是不够的。我相信我们所有人(或者至少我们大多数人)都希望我们所做的事情能产生积极的影响,我们也希望与他人分享这种追求共同目标的感觉。

我们怎么做呢?在我的上一篇博客中,我分享了领先思想家罗莎贝丝·莫斯·坎特创造的成功变革的六个关键。回顾一下,这些是:

站出来,大声说出来,团结起来,抬头看,不要放弃,让别人振作起来。

在接下来的几篇博客中,我将讨论为什么我认为团队和团队是组织成功的关键。这在一定程度上是自私的。我的希望是,分享我对我所关心的事情的思考——团队合作和协作——也将帮助我重建自己的弹性,恢复自己的能量,试图在肯特大学做出积极的改变。开云体育主頁(欢迎您)开云体育app客服

行动中的领导力

辛迪·瓦伦斯著

@cdvallance

我很高兴被邀请在1月下旬的年度学习与发展颁奖典礼上颁发我们肯特大学领导和管理课程的参与证书。开云体育主頁(欢迎您)开云体育app客服

然而,在我颁发证书之前,我有机会与出席的120名工作人员分享一些想法。后来有些人问我要推荐信,所以我想在这里重复一遍我和那群人分享过的话可能是有用的:

今天在这个房间里获奖的每一个人都表现出了领导力。这种类型的领导是自我领导,也是所有其他类型领导的基础。一位名叫查尔斯·曼兹的美国教授从自我管理的角度解释了自我领导的概念。他指出,虽然自我管理主要涉及一系列行为和认知策略,这些策略反映了人们应该做什么的理性观点,但自我领导不仅如此,还非常强调任务的内在价值。(Manz, Charles C.《自我领导:组织中自我影响过程的扩展理论》,学院的管理审查,第11卷,第3号,1986,585-600)

实行自我领导的个人不只是对领导者的愿景做出回应;个人帮助创建愿景。您的成就反映了您在帮助肯特大学实现更广泛的组织愿景方面的个人作用。开云体育主頁(欢迎您)开云体育app客服

我还注意到,在我们的领导力和管理课程的讨论中,越来越多地出现了一些共同的主题——这些行为似乎引起了参与者、经理和赞助商的共鸣——我很高兴看到,这些品质不仅被谈论,而且被展示出来。

这些主题包括:合作、社区、尊重、促进多样性、透明、信任、打破藩篱、欣赏、平衡创造力与一致性,以及专注于一个比我们自己更大的目标,以激励和激励他人。

每个人都可以通过实践来展示他们在整个大学引起共鸣的主题中的自我领导力和信念开云体育主頁(欢迎您)引导积极改变的六个关键。这些钥匙是由我最喜欢的思想家之一创造的,罗莎贝斯·莫斯·坎特教授非常简单:

“出现,说出来,抬头看,团队合作,不要放弃,让别人振作起来。”

会议参与者须知

辛迪·瓦伦斯@cdvallance

即使你不是会议的“主席”,所有与会者仍然有责任确保所有人都能从有效的会议中充分受益。

会议前

在被要求时提交议程项目

参加会议时要准备好讨论手头的议程

阅读并熟悉任何提前发布的信息

在会议上

参加所有的会议,如果因为任何原因不能参加,提前道歉并说明缺席的正当理由

准时参加会议

待到会议结束

积极参与——这就是你参加的首要原因,不是吗?

要明白在会议中每个人都有平等的参与权利

通过全力支持主席管理不当行为,对其他小组成员施加同侪压力

以诚实和开放的方式分享想法

如果存在冲突,以专业的方式在会议中提出这些问题,而不是在会议结束后

在同意的情况下,对任何会议项目保密

一旦行动决定了,就支持团队的决定

在会议之外,不要抱怨其他参与者或小组本身

直接向主席提出关切

会后

在讨论的时间范围内完成你负责的任何任务

与主席分享任何可能为未来提供有益学习的意见

总之,会议的“方式”和“内容”同样重要,因为它是团队的集体能量、承诺和行动,这将帮助我们完成比我们任何一个人单独所能完成的多得多的事情。请注意,本文进一步考虑了“如何”为会议创造一个思考环境早期博客系列

由于这是我2012年的最后一篇博客,我也想借此机会感谢每一位一直在阅读这些文章的人。虽然博客内的正式评论很少,但我很欣赏同事们在博客上发布时所做的参考以及转发。我希望您对这些博客感兴趣。新年一定要回来看看,与此同时,我祝你在假期和2013年一切顺利。