辛迪·瓦伦斯@cdvallance

为一场富有成效的会议创造条件的挑战落在了主席的身上，而会议的成功很大程度上取决于事先的准备。

虽然下面的提示和想法不应该被视为规定的规则，但它们可以提供思考每个会议元素的方法。

如前所述，再一次这就回到了首先考虑会议的明确目的和精确目标，或者会议的每个部分。

一旦确定了会议的目的和目标，就可以考虑会议规模了。7点到10点是讨论的最佳时间。出席人数超过15人的会议开始变得笨拙，确保每个人的声音都被听到将变得越来越困难。在这种情况下，如果想要进行讨论，首先提供上下文，然后分成更小的小组进行讨论，并在结束时为每个小组的报告节省时间，这样可以收集和总结想法。

估计会议的长度;两个小时通常是一个很好的最大值，但许多会议可以在一个小时内有效地进行。

会议的地点也很重要。理想情况下，每个人都应该清楚地了解其他人;如果主席不希望传达一种等级结构，圆桌或椭圆形的桌子是有益的。

人们需要参加会议的全部还是部分?虽然让人来了又走可能会造成混乱，但这值得根据具体情况来考虑。

主席应至少在会议前两天起草议程，并与相关文件一起分发(当然，也可更长时间，这取决于预读材料的数量)。议程项目应该按优先级顺序分配，这样最重要的项目就可以在人们还没工作的时候安排。学生参加会议吗?他们的部分总是最后吗?为什么不试着颠倒一下顺序呢?把一个积极的项目留到最后是很有帮助的(参见我上一篇博客中关于赞扬的观点)。然而，如果这是一个艰难的会议，重要的是不要为了会议本身而包含积极的内容。简单地感谢参与者在会议中的诚实和参与。

如果有人想在会议中添加议程项目，那么提前向他们索取一份简要的SUMMARY文档是很有用的。这为他们提供了概述他们项目的目的和目标的机会，所以每个人都开始练习同样的严格性。

在会议期间，主席有责任通过以一种清晰、透明和尊重的方式指导与会者通过议程来保持控制。把主席的角色看作是在会议中保持客观和公正的促进者，即使在手头的问题上有直接和个人的利害关系，也是有帮助的。既要全身心地投入到主题中，同时又要让其他人参与进来，这不是一件容易的事情。

一旦在会议上，主席应该

会议按时开始

明确会议的目标，这样每个人都能达成共识

在介绍每个话题时，要把它放在上下文中，并解释这个话题的目的和目标

控制会议的节奏和时间

通过问一些明确的问题来保持讨论直奔主题

总结已经同意或决定的内容来结束每个项目

最后回顾一下每个人的所有行动和时间尺度，并确认大家的共识

那之后呢?主席应:

通过以下几个方面来反思会议是否成功地实现了目标:哪些方面进展顺利;还有什么比这更好的呢?对主席来说，让一些出席会议并对我们诚实的人来测试他们自己的看法是有帮助的，因为我们要么是自己最严厉的批评者，要么我们可以让自己过于轻松

确认会议记录或行动日志，并尽快分发给与会者(最好是在会议结束后的几天内)

检查负责行动的人员是否收到了说明，并根据商定的时间表采取了行动

这一切是不是有点让人不知所措?即使在我写作的时候，当我想到我有多经常不能把所有这些都写对时，我也感到畏缩。然而，既然我们在会议上花费了这么多时间，难道不值得我们集中精力、有意识地尽可能充分利用这些时间吗?”附加税“工作?”

这篇博客讨论了会议的“内容”;我的下一篇博客将讨论一些与“如何”与团队合作有关的原则。