作者:Cindy valance @cdvallance

为富有成效的会议创造条件的挑战落在了主席的身上，会议的成功很大程度上取决于事先的准备。

虽然下面的提示和想法不应该被视为规定性的规则，但它们可以提供思考每个会议元素的方法。

如前所述，再一次，首先要考虑会议的明确目的和精确目标，或者会议的每个部分。

一旦确定了目的和目标，就可以考虑会议的规模了。一般来说，7点到10点是讨论的理想时间。出席人数超过15人的会议开始变得笨拙，确保每个人的声音都被听到也会变得越来越困难。在这些情况下，如果需要讨论，那么首先提供上下文，然后分成更小的小组进行讨论，并节省时间在最后从每个小组发回报告，这样可以收集和总结思想，这是很有帮助的。

估计会议的时长;一般来说，两个小时是最好的，但许多会议可以在一个小时内有效地进行。

会议的地点也很重要。理想情况下，每个人都应该清楚地看到其他人;如果主席不希望传达等级结构，圆形或椭圆形的桌子是有益的。

人们需要全部参加还是只参加部分会议?虽然让人们来来去去可能会造成破坏，但值得根据具体情况来考虑。

主席应起草议程，并在会议召开前至少两天(或更长时间，当然，取决于预读材料的大小)分发适用的文件。议程项目应按优先顺序进行分配，以便在人员新鲜时安排最重要的项目。学生们参加会议了吗?他们的部分总是最后一个吗?为什么不试着颠倒一下顺序呢?在最后留一些积极的东西是很有帮助的(参见我上一篇博客中关于赞美的观点)。然而，如果会议很困难，重要的是不要为了会议本身而加入一些积极的东西。简单地感谢与会者在会议中的诚实和参与。

如果想要在会议中添加议程项目，可以提前要求与会者提供一份简短的SUMMARY DOCUMENT。这为他们提供了概述项目目的和目标的机会，因此每个人都开始练习同样的严格性。

在会议期间，主席有责任通过以清晰、透明和尊重的方式指导与会者通过议程来保持控制。将主席的角色视为在会议中保持客观和公正的调解人，即使在手头的事项中有直接和个人利害关系，也是有帮助的。深深沉浸在主题中，同时让其他人参与进来，这不是一件容易混在一起的事情。

一旦在会议上，主席应该

准时开始会议

明确会议的目标，这样每个人都有一个共同的理解

通过将其置于上下文中并解释该项目的目的和目标来介绍每个主题

控制会议的节奏和时间

通过提出澄清性的问题来保持讨论的重点

通过总结已同意或决定的内容来结束每个项目

最后，回顾一下个人的所有行动和时间尺度，并确认共同的理解

那之后呢?主席应:

反思会议是否成功地实现了目标，通过考虑:哪些进展顺利;还有什么比这更好的呢?对于主席来说，与其他一些出席会议并对我们诚实的人一起测试他们自己的看法是有帮助的，因为我们要么是自己最糟糕的批评者，要么是我们太轻易地放过自己

确认会议纪要或行动记录，并尽快分发给与会者(最好在会议结束后几天内)。

检查那些负责行动的人是否收到了通知，并按照约定的时间表采取了行动

这一切是不是让你觉得有点难以承受?即使在我写作的时候，我也在畏缩，因为我常常无法把所有这些都做好。然而，既然我们在会议上花了这么多时间，难道不值得我们集中精力、有意识地努力，尽可能地充分利用这些时间吗?”附加税“工作?”

本博客讨论了会议的“内容”;我的下一篇博客将讨论一些与“如何”与团队合作有关的原则。