作者:Cindy valance @cdvallance

在我上一篇博文，我讨论了确定会议的目的和目标的重要性，以便主席和与会者能够清楚地知道应该完成什么。定期的团队简报是一种常见的会议类型。这些是如何构建的呢?

相对较短，定期安排的团队简报通常用于:

我有关于……的消息要告诉你。

我们该怎么做呢?

根据会议的时间长短和规律性，可能有时间包括:

你认为……怎么样?

我们应该如何解决……?

然而，通常这最后两项可能会涉及到直接团队成员之外的其他人员，因为可能会有一些考虑因素会从团队本身之外的输入中受益。

考虑团队会议过程的一个方便的原则是运用Peter McCaffery在他的书中提到的五个P，高等教育管理者手册:高校有效的领导与管理．

进度-团队如何完成先前设定的特定目标?对于团队来说，重要的是要知道，虽然团队的“任务”清单永远不会停止增长，但花点时间反思一下进展和成就会让我们有动力继续前进。

政策-可能是任何范围的倡议的缩写。在政策、系统或过程中是否有新的活动或变化是团队成员应该知道的?当我们个人深深投入某件事时，我们可能会忘记其他人也在忙着完全不同的事情，除非我们定期找到一种方法来分享这些信息，以便团队能够获得整体感，否则我们不会知道我们在做什么。

注意:可能有机会在会议前分享前两个项目的信息，以使讨论更有效。根据团队的规模，维护操作日志(跟踪“进度”)和提前循环更新(共享“策略”)可能是保持跟踪的实用方法。

人——人们是加入、离开还是改变角色?团队成员是否参与了活动或参加了活动，从而获得了可以有效共享的信息?公开透明的分享会让团队更强大、更有凝聚力。

行动要点——在下次见面之前我们需要做些什么?谁来做什么?确定行动点是至关重要的，这样会议上的讨论才能导致成功的实施和进展。

表扬——我们是否对个人和整个团队表示赞赏?这个重要的元素经常在急于关注“什么”时被忽略，但它可以让团队对要做的工作和我们在做这件事时得到的支持保持积极的态度。

如果你对你的团队会议不是百分之百满意，为什么不在接下来的几次会议中尝试应用这五个P，看看这个方法是否适用于你和你的团队?让他们公开地知道你在尝试什么。他们可能有更好的想法。

我的下一篇博客是:在主持会议时应该避免哪些挑战和可能的陷阱?