类别档案:职业化

200年后弗洛伦斯·南丁格尔的教训

肯特校友雷切尔·布莱克博士的贡献开云体育app客服(SSPSSR 2011)
行政总裁俄耳甫斯中心

2020年5月12日是先锋护士、研究者和社会改革家弗洛伦斯·南丁格尔诞辰200周年。

弗洛伦斯·南丁格尔将非凡的关怀技巧和聪明才智结合在一起。她热衷于数据,并利用数据改变实践,改善人们的健康状况。在克里米亚战争期间,死于感染的人比死于战伤的人多得多。弗洛伦斯·南丁格尔通过为这些人提供出色的感染控制和护理,从根本上降低了死亡率。

Covid - 19大流行也在很大程度上通过严格的感染预防和控制来控制,以防止人们需要住院。人们经常洗手,待在家里,保持社交距离,并在必要时自我隔离。为了适应这样的变化,我们都彻底改变了自己的生活。

我的整个成年生活都是一名护士,从18岁开始接受培训。在某种程度上,我在俄耳甫斯担任首席执行官,感觉是我从临床实践中迈出的最远一步。不了!对于Covid - 19,我专注于身体和心理健康风险评估,设计和实施控制和预防感染的做法,审查症状的表现,并决定行动方案。我积累的所有护理知识和技能都得到了利用。

我尊敬弗洛伦斯·南丁格尔的话:

让负责的人把这个简单的问题记在脑子里
不是问我自己怎样才能永远做正确的事,而是问我怎样才能让别人永远做正确的事?

弗洛伦斯·南丁格尔,《护理笔记:护理是什么,护理不是什么》).

为了保持我们的服务运行,我一直致力于俄耳甫斯中心和我们所有的工作人员,志愿者和有偿人员,做正确的事情:保护我们的学生的安全,最重要的是,保持他们的照顾,提高他们的独立性,并让他们继续学习。我当然准备好介入任何地方,但我需要确保员工和家庭有资源和支持来出色地发挥他们的作用。这是对我们出色的捐助者和资助者的致敬,我们继续拥有这些可用的资源,我们永远感激。

Orpheus的住家护理团队不是注册护士,但他们做护理工作。他们建立支持和信任的关系,他们使学生在最脆弱的时候感到自信,并与其他专业人士合作,在学生处于身体或精神低谷时满足他们的需求。像许多护理服务一样,他们需要练习的技能的范围和复杂性也在不断增加,越来越复杂,特别是在这个时候。我们的住家护理团队非常出色。在世界需要的时刻,正是传统上被低估的、面向客户的工作角色保障了人们的安全,甚至是生命。在Covid-19封锁期间,我们在周四为护理人员鼓掌,张贴彩虹海报。不应该等到大流行才明白世界是多么需要这些人。在今后的岁月里,我们绝不能忽视它们的重要性。

弗洛伦斯·南丁格尔也说过:
如果没有人对自己所拥有的感到不满,这个世界就永远不会变得更好。

面对未知的大流行,所有俄耳甫斯中心的学生、家长、志愿者和工作人员都对他们的个人和工作生活做出了巨大的改变,通过保护自己和彼此的安全,让世界变得更美好。人们在真正艰难的环境中表现出惊人的灵活和善良。他们发现自己在做一些平时不做的事情,坦率地说,他们可能更愿意不做。最重要的是,人们非常善良和耐心。

瑞秋·布莱克博士,俄耳甫斯中心首席执行官

我想弗洛伦斯·南丁格尔会赞赏俄耳甫斯中心的。她将看到一个由学生、家长、志愿者和工作人员组成的庞大团队,他们都在为学生和彼此的利益而工作。她会看到一个团队的工作人员总是感同身受,优先考虑学生和家长的福祉,照顾彼此的需求,而且,从本质上讲,保持工作空间和他们的手非常干净。

我敬畏佛罗伦萨,但我也敬畏俄耳甫斯家族,能成为其中一员,我感到非常自豪。

阅读:

南丁格尔,F.(1992)。护理注意事项:护理是什么,护理不是什么.Lippincott Williams & Wilkins。

《俄耳甫斯》(2020)关于我们https://www.orpheus.org.uk/about-us

重组的神话

重组和重新组织可能是组织中最常用的变更管理方法。它相当于管理会计——移动事物,给人留下事情已经改变的印象。

经理们喜欢给人留下深刻印象,而且很多人都准备好了,即使这完全是一种假象。重组的问题是双重的。

首先,组织结构对组织绩效的影响远远小于组织文化。的行为

这种现象并不新鲜。在杂志文章" Merrill 's Marauders " (哈泼斯杂志查尔顿·奥格本(Charlton Ogburn)这样描述他在第二次世界大战缅甸战役期间在英国军队中的经历:

“我们训练很刻苦,但似乎每次我们开始组队时,我们都会被重新组织。大概我们的就业计划被改变了。我后来认识到,也许是因为我们善于组织,我们(作为一个国家)倾向于通过重组来应对任何新情况;这是一种很好的方法,可以在制造混乱、低效和士气低落的同时,创造出进步的幻觉。”

如果你想看起来很忙,那就把你的时间和别人的时间花在重组上。除了浪费时间和资源(包括裁员、加薪、顾问费等),它还有一个额外的好处,那就是让事情变得更糟。

另一方面,专业行事,运用50多年来组织发展积累的知识,考虑整个工作系统,影响人们效率的因素,并与他们合作,使事情变得更好。它涉及到每个人,解决人们实际经历的问题,而且便宜得多。

阅读:

贝克哈德,R.(1972)优化团队建设努力,《当代商业》,1:3,第23-32页

麦克唐纳,J.(1998)呼吁停止盲目的改变,阿玛康,英国

让我们关注“是什么”,少担心“怎么做”

正确的方式和错误的事情近几十年来,关于领导力和管理行为的讨论中出现的共识集中在“改变领导方式”上。

尽管“如何做”和“做什么”都有助于有效的领导,但研究文献绝大多数都集中在如何做(Kaiser et al, 2012)。Hunt(1991)回顾了已发表的关于领导力的学术文章,估计其中90%的文章都集中在人际关系过程上。大多数领导力开发人员和顾问都有“如何”的偏见,这可能会影响辩论。重点在于你如何处理事情。

但领导者知道“该做什么”吗?我们是应该达成目标、制定愿景、激励员工、创建团队、授权、参与、委派、设定目标、惩罚、奖励、重组、赋能、衡量结果、改善服务、确定优先顺序、计划还是解决问题?这些东西是什么意思?哪些有用,哪些只会带来麻烦?

当然,如何我们认为这些事情很重要。奖励、认可或指责背后的逻辑是什么?它是合理的逻辑,还是方便的逻辑,还是毫无根据的假设,还是可测试的理论(如果你喜欢的话)。我们真的知道我们在做什么和假设什么吗?这些事情必须在我们自己的头脑中加以检验,否则我们只不过是在梦游。但这种思考的结果必须从什么这是必须的。否则,我们会把注意力集中在如何做上,例如(做得好、尊重或体贴),最终把“错误的事情做对了”!

当然,我们要清楚,从来没有任何借口可以“把错误的事情做得更错误”,“把正确的事情做得更错误”也没有什么好处。所以这并没有让糟糕的管理摆脱困境。相反,让我们自己正确思考(“什么”)是一个重要的起点,因为它促使我们更好地考虑“如何”开展我们的业务。

我们自己的风格和喜好(如何)与我们团队的每个成员的喜好是不同的。为了有效地与他人相处,我们需要能够适应。虽然与人的积极互动有时是蛋糕上的糖霜,但蛋糕本身必须始终是健康的。记住——如果我们不知道“什么是正确的”,我们只会欺骗自己。

亨特,j.g.(1991)。领导力:一种新的综合。加利福尼亚州纽伯里公园:圣人。

凯泽,R. B.,麦克金尼斯,J. L. &奥弗菲尔德,D. V.(2012)。领导的方式和内容。咨询心理学杂志:实践与研究64(2), 119。

塞登,J.(2003)。不受命令和控制。白金汉:先锋出版社。

你的言行表明了你的承诺

计划
一个平庸的团队建设任务……迪克·斯雷顿的二氧化碳洗涤器修复,旨在拯救阿波罗13号宇航员免于窒息。

归根结底,我们真正致力于的是什么?我们如何检验我们的诚信、我们真正的优先事项和原则?人们如何判断我们的选择,解读我们的价值观?我们如何表达我们认为重要的东西?答案非常简单。用我多年前的同事德里克·米德尔顿的话来说,

你通过你的言行来表明你的承诺

德里克暗示他是在引用别人的话,但在这期间我还没有找到出处,所以我认为是他说的。

这种说法远非老生常谈。这是对性格的考验:

  • 我们链接我们说什么做什么?
  • 我们我们所说的重要的事情?
  • 我们我们知道的重要的事情?
  • 我们优先考虑我们的行动就像我们的语言和思想一样?

让我们面对现实吧真的承诺吗?我们可以把它应用到我们的道德,我们对他人的尊重,我们的工作价值观,我们的计划,目标,优先事项,自我意识,时间的利用。它迫使我们对自己诚实,拒绝借口。”我没有时间”。它关乎自我管理和真正的优先事项。

在这些讨论中,体育和娱乐世界的类比往往是失败的;奉献往往是相对有时间限制的(对成就、卓越或技能的习得),与奉献的关系相对较差真正的承诺;我们说什么,我们做什么。

阅读:

Coppin, A.和Barratt, J.(2002)永恒管理,帕尔格雷夫·麦克米伦,纽约

柯维,S.(1989)《高效人士的7个习惯》,西蒙和舒斯特,纽约,纽约。

洛弗尔J.和克鲁格J.(1994)失踪的月球-阿波罗的危险航行。霍顿米弗林,纽约

创造有意义的工作头衔

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关于职位头衔,我们的同事在2014年11月的Liquid Café(通过合作实现卓越)活动上的反馈包括:

“‘文书’这个词已经非常过时了,职位名称应该反映这一点。”

“我们需要明确的职位头衔和工作角色”

从事行政工作的同事认为,一些职位头衔形成了刻板印象,或助长了旧式的顺从观念,并加强了一些大学环境中普遍存在的历史等级制度。开云体育主頁(欢迎您)

在这方面,我们需要更多地与负责撰写职位描述的经理和人力资源部门的同事合作。首先,重要的是要确保语言的性别公平,以确保职位描述不会无意中与男性或女性特征联系在一起。在过去的几年里,有很多关于玻璃天花板的文章和研究,关于女性在高层面临的挣扎,但几乎没有人抱怨过公司底层的性别不平衡。也许我们应该考虑在某些情况下取消“助理”的头衔,取而代之的是“协调员”、“顾问”或“官员”。归根结底,助理的作用往往远不止单纯的“辅助”,通过去掉“助理”一词所隐含的顺从意味,我们也可以消除许多男性对这些角色的偏见。同样,“文书”一词带有20世纪30年代/50年代的味道,这是一个为从事一线学生咨询服务的同事定义的新职位名称。

为此目的,并作为我们项目的一部分我们以为我们是谁——行政人员的职业化,我们已经询问了科学系的同事,让我们知道他们对自己职位的真实看法;他们喜欢什么,不喜欢什么。我们甚至请同事们想出一个他们认为能够充分描述自己职责的全新职位名称,在理想的情况下,他们会使用这些职位名称。我们收到的所有结果都将传达给我们的HR同事,以便更好地告知他们员工对这个问题的想法。事实上,就像会议上展示的那样,让员工选择自己的工作头衔似乎是有道理的Make-A-Wish-Foundation在这里,创造了自己职位头衔的员工在经历后感觉很积极,他们觉得新头衔提供了自我验证,帮助他们更多地表达自己的身份和个性。

让我们开始创造真正有意义的职称,并反映出我们所扮演的角色的专业性和我们带来的价值。

名字(或职位)有什么意义?

名字里有什么

毫无疑问,当你走进一个社交聚会,意识到你必须向别人介绍自己时,你的大脑会快速运转,想着“我该说什么?”,因为职称是社会地位和个人身份的重要来源。大多数人想知道的,事实上,他们经常催你弄清楚,是你靠什么谋生?你的职位是什么?

在当今社会,我们已经被我们的工作头衔严重地定义了,我们也经常用我们的头衔来定义我们自己。工作头衔有多种作用;用一种简单的方式向人们传达你在某一领域的权威,让人们知道你在工作中做了什么。

这就是职称的作用;它能让你遇到的人、你的顾客和客户清楚地知道你在哪里工作、做什么工作、达到什么水平。它会给你在你的领域带来信誉。这是你职业阶梯上的跳板。一个好的职位头衔能够认可公司从你的努力中看到的价值,并为你赢得同事和客户的尊重。它可以表明重要性,也可以“奖励”员工而不是加薪。

你想要的职位头衔不仅能准确描述你的工作内容,还能反映你在公司的薪酬排名和资历。职位头衔可以被那些招聘人员用来衡量——它们是一种衡量标准。招聘人员通过职位头衔来衡量职业发展(职位头衔是职业发展的指标,只要它们伴随着职位描述和支持头衔的成就)。在很多情况下,有一个好的职位头衔是你进入下一份工作的弹弓。

职位头衔也带有情感和期望,因为个人需要感觉自己聪明、有影响力和重要。最后,职位头衔可以赋予员工权力,甚至可能激发积极的行为,比如更主动或表现出更强的领导力。基于所有这些原因,提升职位头衔可以极大地激励员工。例如,在标题中使用术语“经理”意味着您管理资源、管理客户/客户、他们的帐户或管理项目。

有一个明确的、普通的、受人尊重的、易于理解的头衔是非常重要的。定期检查标题也很重要。有时候,头衔甚至比薪水更重要。

关于成为一名行政专业人员

很明显,秘书/文书职能近年来已变得更加专业,使工作更有趣,使员工有自己的结果。然而,与此同时,一些令人不快的附带问题出现了。有工作压力;资源并不总是与学生人数的增长相匹配。压力越来越大,期望越来越高,最后期限不切实际,午休时间经常被放弃去赶进度,学生越来越苛刻,晋升机会明显不足,电子邮件让工作变得紧迫和迫切,最重要的是,其他人看不到。

在讨论秘书/文书和行政工作人员的价值时,有趣的是,在美国和其他国家,每年都会有一个名为“行政专业人员日”的全国性活动,以表彰秘书、行政人员、接待员和其他行政支持专业人员的工作。始于1952年(最初被称为国家秘书日),似乎值得报道的是,秘书仍然是美国女性的最高职位——1950年如此,2010年仍然如此。这一趋势没有减弱的迹象。

职位头衔随着时间的推移而演变,原因有很多。一些公司在他们的职位头衔中注入了创造力,以此来提升原本听起来很普通的职位。另一些人则用创造性的头衔来代替升职或加薪。如今,公司的普遍做法是避免使用与性别相关的职位名称,或者带有政治不正确色彩的职位名称,以避免任何歧视的机会,并表明性别与工作表现无关。在赛百味点一份三明治,你会得到他们的“三明治艺术家”的帮助。在苹果专卖店选购电脑或iPad时,一定要向“天才”求助。

在现代高等教育机构中,平等问题享有很高的能见度,但遗憾的是,历史上的刻板印象仍然盛行于牧师和行政职位——例如性别歧视、职业势利和知识精英主义。此外,政府研究了学术界的性别差异,但秘书/文书/行政人员与技术人员、家政人员和一整批有时会被忽视的大学工作人员并列。开云体育主頁(欢迎您)

所以你可以叫我们秘书、职员、助理、行政官员,随便什么都行。我们什么都能做。不管你叫我们什么,作为高等教育行政专业人员,我们将保持办公室的运行,而技术、预算和公司化将不断塑造和影响我们的角色。还要记住,我们更有可能是女性。这并不意味着我们没有能力做其他任何事情——这只是意味着我们在这方面做得更好——也许在更注重细节的事情上做得更好,这是我们这一行的必要条件,因为学生们要为优质的服务和体验支付高昂的费用。

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行政专业人员角色的演变和多样化

如今,高等教育文书和行政人员被期望配备各种技能和能力,专业行政人员的角色被视为一个组织成功的关键。许多任务需要很高的专业水平和教育水平,有些则需要商业或政治敏锐度。

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在大学里,秘书、文书工作人员和行政管理人员必须掌握专业技能和知识。我们不得不在工作中学习,使用先进的计算机系统和通信。我们自学成为大学资助、教学和研究计划方面的专家。开云体育主頁(欢迎您)大学的公司化对高等教育机构的运作方式产生了深远的影响,我们的角色也受到了影响。我们的角色已经转变为高等教育专业人员,我们每天都在应对变化,追求复杂的任务,提供创新的解决方案,促进学习和发展,推动学生体验和效果成果。

大学建立于60年代在美国,秘书/文书工作者的工作更多的是处理文件。如今,我们的技能更加多样化,所有的工作都由我们自己来完成。这些工作人员的专业知识对大学结构的核心至关重要,我相信专业的行政服务对肯特大学的战略成功是不可或缺的。开云体育主頁(欢迎您)开云体育app客服

在和同事们聊天时,我分享了一些关于工作变化的轶事:

“我们的工作通常是基于项目的,或者我们作为其他项目的团队成员工作”

“每天,我都被要求跳出思维定式,解决问题并提出新的解决方案

“现在,我总是想着大局”

“我管理自己的工作”

"我自主地做决定影响大学里的事情"开云体育主頁(欢迎您)

女性、文书和行政团队往往是“软技能”和“专业技能”的专家——为学生提供咨询、接待访客、为项目做基础工作、管理学生招生、平衡财务、撰写新闻稿、监督课程管理、协调学生就业计划——所有这些技能都很容易被忽视。

这就引出了一个问题,如果其中一项技能是由男性来表演,它会有一个伟大的头衔和更高的报酬吗?我们经常把“经理”这个词与控制一切的人联系在一起。女性的行政职能被认为是养育——喂养、滋养、支持和促进儿童的发展。培育工作通常是悄悄地进行的,大部分工作都是隐形的——这显然符合一种观念,即文书和行政职能很容易被忽视和低估。

时代正在改变——第二部分

秘书——输入-老- f - 007

对于几代女性来说,秘书、文书和行政技能被视为在就业市场上有优势并有助于职业发展的基本技能。主要的变化发生在阶级和性别方面。最初,在20世纪30年代之前,几乎所有的秘书都是男性,秘书的角色被认为是政府的行政仆人。文书工作是男性主导的领域,男性与他们的上级密切合作,经常成为他们的学徒;他们的上级的成功就是他们的成功,他们可以期待在晚年获得管理职位。二战后,当男性回归时,秘书和文书工作被视为“女性化”,职员被重新命名为“秘书”和“打字员”。这些工作的薪水和声望都受到了严重的打击!

在20世纪80年代和90年代,许多秘书职位被重新命名为行政助理,越来越多的男性开始申请这样的工作,尽管人数很少。技术不断发展,文字处理使得文档的写作和编辑变得更加简单,而随着电脑的出现,“打字”变成了“键盘输入”。快进到2015年,你会发现大多数组织已经抛弃了“秘书”一词,取而代之的是文职人员、行政助理/官员或办公室专业人员,以包括更具执行力的角色。

大学已采用“专业服务”一词来区分没有直接学术责任的人员,而“行政人员”一词则用于承担文书或秘书职能的人员。目前在高等教育中,关于初级文书和行政人员的价值有很多争论,他们经常认为自己工资过低,被忽视和被忽视。

然而,在数字时代,文书和初级行政高等教育工作者的角色变化远远超过任何职位头衔的变化。我们经历了巨大的变化(请参阅我博客的第一部分),包括资讯科技的发展、高等教育方式的转变,以及高等教育中商业和企业文化的发展。学术人员已开始将更多的任务委托给文书/行政人员,这些人员在非正式和正式的培训和教学学生方面发挥越来越大的作用。今天的大学行政人开云体育主頁(欢迎您)员比以往任何时候都要负责更多复杂的任务!

时代正在改变——第一部分

我所在开云体育主頁(欢迎您)的大学正在庆祝50周年(1965年至2015年),因此,我认为这是一个及时的机会来展示秘书/文书和行政职能在过去50年里发生了多大的变化。在此期间,我不仅在这里学习,而且在各种各样的临时和长期职位上,我为这个机构贡献了超过18年的秘书、文书工作,以及最近的高级行政专业知识。

时代正在改变

在我的任期内,我目睹了高等教育的巨大转变,包括资金的变化,学生人数的增加,治理,企业化和商业化的增加,以及管理模式的采用,这些模式影响了各个层次的员工。

如果你看看我所说的劳动力,你会注意到我们是一个以女性为主的劳动力,这在一定程度上可以解释我们缺乏知名度,以及我们一路上遇到的一些问题(例如,认为我们对学术努力或系统不感兴趣)。不幸的是,一些过时的刻板印象也存在(参见我的博客“只是一个管理员’),但至少在21岁世纪,我们能够挑战一些长期以来对女性管理角色定义的男性观点/行为(即行政和女性-即不是男性和学术!)

英国的许多大学都是在20世纪60年代建立的,与此同时,大学秘书和文书/行政人员的角色也随之产生。开云体育主頁(欢迎您)这样的角色被称为“非学术性的”,然而仅仅使用“非”这个词就会引起消极的联想,并导致对整个劳动力群体的标签和定义,描述我们“不是”什么,而不是“我们是”什么。当时,大学的秘书/文书工作人员开云体育主頁(欢迎您)非常希望在学术团体中扮演一个从属的、支持的角色。人们希望角色扮演者只被看到,而不是被听到,就像维多利亚时代的妇女和儿童一样。基本上,他们的职责就是处理学术事务、打印信件和泡茶。秘书/文书人员负责打字等工作,通常只负责一名教员的工作。没有招生、营销或国际办事处。财务和人事部门非常小,对学术界来说是隐形的。

事实上,秘书/行政助理这一角色最近在流行文化中又重新流行起来了——比如,《哈利波特》中虚构的广告公司的称职秘书琼·霍洛威和佩吉·奥尔森《广告狂人》故事发生在60年代的美国。两人都是步步高升,成为有意义的员工——一个成为广告公司的合伙人,一个成为广告专业人士(与男性角色享有平等地位)。同样地,想想“国务卿”这个词,其中“秘书”一词定义了美国联邦政府的高级官员!

有趣的是,秘书这个词是一个男女通用的词,并没有按性别来定义,尽管人们对它的刻板印象是女性。秘书一词最初被军事领导人、国家元首、甚至教皇用来指代他们最信任的知己——那些他们可以毫无保留地信任和依赖的人。秘书有别于其他人,据说受到各自领导的青睐。后来,专业人士和商业领袖也以同样的方式使用秘书。

如果我们看一看“秘书”这个词的历史和意义,它可以追溯到早在6世纪就在中世纪英语中使用,来自古拉丁语secretumi,意思是秘密的守护者!

下个月,本博客的第二部分将探讨秘书在20世纪30年代、50年代、80年代和90年代到数字时代的职业角色演变。