责任止于何处?

辛迪·瓦伦斯@cdvallance

在我上一篇博文,我讨论了理解项目中不同角色的重要性。这篇博客将这种想法带到了下一个细节层面。那些使用正式项目方法(如PRINCE 2)的人无疑理解责任图表的价值。需要说明的是,这个博客不会提供那种程度的正式或细节。相反,它只是一个宽泛的介绍,以便进一步清楚地了解角色和职责如何结合在一起完成任务。

在RACI过程中,通常为每个任务定义四个职责,并将其合并到矩阵框架中。在这个过程中常用的术语是:负责任的,负责任的,咨询过的,知情的,尽管这个模型有很多变体,而且根据你选择阅读的指南,可以在缩略语中添加更多的首字母缩写。我们会保持简单。

负责任的
那些为完成任务而工作的人。每个任务必须至少有一个角色负责。

负责任的
这是最终对任务的适当完成负责的角色,并且是将工作委托给负责人员的角色。每个任务或交付物只能指定一个负责任的角色。

咨询
那些被征求意见的人,通常是主题专家;而且必须与他们进行双向交流。

通知
那些了解最新进展的人,通常只关注任务的完成或交付成果;和谁一般都是单向的交流。

通常,对任务或交付物负责的角色也可能负责完成它。除了这个异常之外,通常建议每个角色最多只承担每个任务的一种参与类型。如果显示了一种以上的参与类型,这可能意味着需要进一步澄清。

角色和人之间也有区别:角色是一组任务的描述符,可以由许多人执行;类似地,一个人也可以扮演许多角色。

如前所述,我们经常聚在一起,只是开始手头的工作。在不拘泥于形式化和文档化的同时,使用一些技术来明确角色可以为任何类型的团队工作提供有用的框架。

使用这篇博客和上周博客中讨论的角色澄清技巧有很多好处,包括:

帮助小组成员了解他们的角色和责任

明确角色之间的相互依赖关系

提高对贡献重要性的认识

帮助平衡工作负载

促进对项目成功所需的结构和系统的接受

作为一种参与建设性冲突管理的方式,如果这种情况发生的话。

明确角色和责任将有利于整个项目及其小组成员,因为每个人都清楚自己在整个项目中的位置,并可以一起朝着已经确定的愿景、目的和目标工作。

“设计团队小心工作”——但如何做到呢?

辛迪·瓦伦斯@cdvallance

西蒙·布莱克的最新作品博客强调了团队如何更好地工作的关键原则。他的第一个原则-“精心设计团队工作”将为成功维持和提高团队效率提供坚实的基础。但如何?有一系列的技术可以用来帮助设计团队工作。

一个有用的起点是角色分析。角色分析?这不是人力资源部的工作吗?是的,职位描述通常是人力资源中心职能的一部分。但是工作,尤其是与他人合作的工作,从来都不像打印出来的工作描述那么简单,这些工作描述往往是在某个时间点创建的,然后简单地归档。

通常情况下,相互依赖的团队成员的相互要求、期望和义务从未公开讨论过。每个人都可能会想,为什么其他人似乎没有做他们“应该”做的事情,即使所有人都在做他们认为他们应该做的事情。

角色分析技术可以有效地用于帮助团队和小组一起工作。它是如何工作的?每个人首先分析自己在群体中的角色。问几个问题:

这个角色的基本原理是什么——为什么它会存在?
在那里要实现什么角色?
这个角色的具体职责是什么?
角色的预期行为是什么?
该角色对团队目标的实现有何贡献?
该角色与组中的其他角色有何关联?

下一步是让个人解释他们对自己在团队中角色的理解。其他小组成员可以分享他们对这个角色的期望。期望和义务可以通过讨论来修改和达成一致,以便所有人都能达成共识。

在此过程结束时,担任该角色的个人负责准备一份简短的书面摘要(角色简介),其中包括该角色的活动、该角色对其他角色的义务以及其他角色对该角色的期望。与小组成员分享这个总结是最后一步。

每个人最终都能更好地理解自己的角色是什么,其他人的看法和期望是什么,以及所有角色是如何组合在一起的。角色概要文件不是静态的,但可以随着时间的变化而修改。

有效地使用角色分析技术可以减少角色歧义(我应该做那件事还是你的工作?)、角色冲突和误解。该技术还可以帮助确保对集体和协作定义的单个角色的承诺。

下节课,另一个小组工作的技巧…

团队合作是最好的——真的是这样吗?

小组工作是一个既简单又复杂的话题,这取决于你如何看待它。

传统的智慧让我们认为三个臭皮匠胜过一个诸葛亮,这句格言经常被用作团队工作的理由。但这总是一个有用的观点吗?本着变革学院的精神,我们需要考虑不同的观点,以便获得更完整的图景。

Cindy Vallance最近发布了一个问题:什么时候众人的臭皮匠胜过一人在考虑小组工作时,这是一个明智的问题。正如Cindy所指出的,有时候创建团队只是为了满足结构需求;管理:在经理的监督下组织若干个人或填补一个办公空间。正如辛迪暗示的那样,这些都不是组织小组工作的好理由。

拔河比赛
一群克隆人做着同样的工作,这不是一个成功团队的秘诀

我们做什么真的了解团队表现?而且,如果我们诚实地面对自己,团队总是比个人更好吗?

答案当然是否定的。你是否曾经坐在一个委员会上,想过“我们为什么都在这里?”?

让我们以体育运动为例。把五个优秀的跑者组成一个接力队。他们表现如何?在很多情况下,真的很好。

然而,如果我想到英国男子短跑接力队,在过去五届奥运会中,他们有四次被取消资格(1996年、2000年、2008年、2012年)。2004年,他们获得了金牌。在每一届奥运会比赛中,工作都是一样的,在这段时间里,英国队有几个人不止一次参加了比赛。那么,为什么好成绩和差成绩之间有这么大的差别呢?有时很容易把它归结为一个错误;无能或缺乏关注,但有时真相更深。

林格曼效应表明,团队中会发生一些不同的事情。如果人们的个人角色相似,他们可能不愿意把所有的东西都投入到工作中(这是一种导致“搭便车”而不是故意偷懒的潜意识效应)。这种效应已经在一个案例中得到了证明,即一个工人被放在一个“非工人”的团队中(即人们故意假装努力,但实际上并没有做真正的工作)。即使在这些情况下,“真正的”员工也往往被认为比他们独自完成任务时付出的努力少。在经典的实验中,假设每个人拉绳子时都发挥了100%的能力,显然两人组的拉力是平均水平的93%,三人组的拉力是85%,而八人组的拉力只有平均水平的49%。

那么解决方案是什么呢?从不在团队中工作?不,这有点愚蠢,还有更好的问题…

1.设计团队工作认真认真?是的

2.确保明确的目标感?是的

3.建立一些合理的绩效或成就衡量标准?是的

4.同意共同工作的方式,并随时准备和愿意改进?当然

5.鼓励团队成员之间的信任和相互尊重?是的,但要确保它的基础是对上述1-4的理解。

所以,回到我之前的博客团队合作在美国,我们必须专注于我们的宗旨和目标,了解我们的不同角色,就我们如何在实际层面上合作达成一致,并寻求在相互信任的基础上建立积极的工作关系。

就像生活中的任何事情一样,如果我们有一个团队,我们需要定期重新考虑团队的目的。我们有一个团队是因为它有助于实现目标,还是仅仅因为我们一直有一个团队?

下次当你在一个冗长的委员会会议上,或者你的项目团队陷入停顿时,想想这个团队如何才能更好地工作……

进一步阅读:

贝克哈德,R.(1972)优化团队建设努力,《当代商业》,1:3,第23-32页

英厄姆,a.g.,列文格,格雷夫斯,J.和佩卡姆,V.(1974)。林格尔曼效应:对群体规模和群体表现的研究。实验社会心理学杂志,10,371-384。

麦克唐纳,J.(1998)呼吁停止盲目的改变,阿玛康,英国