每月档案:2012年11月

改变原则，有效的会议，更新

主席的挑战

2的评论

辛迪·瓦伦斯@cdvallance

为一场富有成效的会议创造条件的挑战落在了主席的身上，而会议的成功很大程度上取决于事先的准备。

虽然下面的提示和想法不应该被视为规定的规则，但它们可以提供思考每个会议元素的方法。

如前所述，再一次这就回到了首先考虑会议的明确目的和精确目标，或者会议的每个部分。

一旦确定了会议的目的和目标，就可以考虑会议规模了。7点到10点是讨论的最佳时间。出席人数超过15人的会议开始变得笨拙，确保每个人的声音都被听到将变得越来越困难。在这种情况下，如果想要进行讨论，首先提供上下文，然后分成更小的小组进行讨论，并在结束时为每个小组的报告节省时间，这样可以收集和总结想法。

估计会议的长度;两个小时通常是一个很好的最大值，但许多会议可以在一个小时内有效地进行。

会议的地点也很重要。理想情况下，每个人都应该清楚地了解其他人;如果主席不希望传达一种等级结构，圆桌或椭圆形的桌子是有益的。

人们需要参加会议的全部还是部分?虽然让人来了又走可能会造成混乱，但这值得根据具体情况来考虑。

主席应至少在会议前两天起草议程，并与相关文件一起分发(当然，也可更长时间，这取决于预读材料的数量)。议程项目应该按优先级顺序分配，这样最重要的项目就可以在人们还没工作的时候安排。学生参加会议吗?他们的部分总是最后吗?为什么不试着颠倒一下顺序呢?把一个积极的项目留到最后是很有帮助的(参见我上一篇博客中关于赞扬的观点)。然而，如果这是一个艰难的会议，重要的是不要为了会议本身而包含积极的内容。简单地感谢参与者在会议中的诚实和参与。

如果有人想在会议中添加议程项目，那么提前向他们索取一份简要的SUMMARY文档是很有用的。这为他们提供了概述他们项目的目的和目标的机会，所以每个人都开始练习同样的严格性。

在会议期间，主席有责任通过以一种清晰、透明和尊重的方式指导与会者通过议程来保持控制。把主席的角色看作是在会议中保持客观和公正的促进者，即使在手头的问题上有直接和个人的利害关系，也是有帮助的。既要全身心地投入到主题中，同时又要让其他人参与进来，这不是一件容易的事情。

一旦在会议上，主席应该

会议按时开始

明确会议的目标，这样每个人都能达成共识

在介绍每个话题时，要把它放在上下文中，并解释这个话题的目的和目标

控制会议的节奏和时间

通过问一些明确的问题来保持讨论直奔主题

总结已经同意或决定的内容来结束每个项目

最后回顾一下每个人的所有行动和时间尺度，并确认大家的共识

那之后呢?主席应:

通过以下几个方面来反思会议是否成功地实现了目标:哪些方面进展顺利;还有什么比这更好的呢?对主席来说，让一些出席会议并对我们诚实的人来测试他们自己的看法是有帮助的，因为我们要么是自己最严厉的批评者，要么我们可以让自己过于轻松

确认会议记录或行动日志，并尽快分发给与会者(最好是在会议结束后的几天内)

检查负责行动的人员是否收到了说明，并根据商定的时间表采取了行动

这一切是不是有点让人不知所措?即使在我写作的时候，当我想到我有多经常不能把所有这些都写对时，我也感到畏缩。然而，既然我们在会议上花费了这么多时间，难道不值得我们集中精力、有意识地尽可能充分利用这些时间吗?”附加税“工作?”

这篇博客讨论了会议的“内容”;我的下一篇博客将讨论一些与“如何”与团队合作有关的原则。

改变原则

恢复，重新振作和更新

1评论

在工作(或生活)中，我们通常会经历两种类型的变化——“增量改进”和“更新”。在我之前的博客中讨论过增量改进和变更．

有时这个术语会被混淆——人们经常谈论“增量变化”，好像这是值得期待和欢迎的，但它冒着我们接受不受控制或考虑不周到的变化的风险……

在变化的风暴中漂流是最糟糕的情况!

就像一艘没有系绳的船，没有动力，没有帆，在波涛汹涌的海面上颠簸——受外部潮汐和风的摆布，自己也容易漏水!

为了更好地应对变化，我们需要预测它，在它强加给我们之前积极主动地改善我们的服务，让每个人都参与塑造变化，成为需要发生的事情的一部分。当然，重要的是要知道应对哪一种变化，以及何时应对，其中一部分是由了解实地情况的人告知的。

另一方面，“更新”是一个更迷人的表亲;高度可见，要求“跳出固有思维”(我认为这是正确的说法)，经常被包装成“战略性”。这些方面都可能非常有用，但应谨慎处理。我们中的许多人都会认识到，更新方法是许多经理(尤其是新入职的人)的首选:

只要想想英超俱乐部新上任的足球经理，他就会花数百万英镑把球员带出去(“枯木”)，又带进来(“新人”)，“让球队进入状态”，或者“让他们按照我的方式工作”。到......的时候那一个经理被解雇了(通常在几个月内)，另一个“新人”进来了(他们通常是男性)，然后重复同样的事情。有时，“新人”可能会重新安置之前在俱乐部的球员，同时卸载之前的一批新人……如此循环往复。巧合的是，本周英超联赛发生了一起解雇事件;切尔西的主教练在3月份临时上任，8月份正式任命，11月份被解雇。

自2003年以来，切尔西足球俱乐部经历了8次解雇，现在正在寻找多年来的第9位主教练。

这并不是说更新是不好的。显然，有时它是至关重要的，但很容易处理不当。如果有良好的指导和目的，更新是必不可少的，可以产生重大影响。需要注意的是，如果它没有目的，也没有良好的指导，就会造成破坏(或更糟)。

那么我们如何避免这些问题呢?许多更新和渐进式改进的努力所面临的一个主要问题是这根本不是真正的更新，而只是一种尝试复制特定经理或其他组织的以往经验。虽然这看起来完全合理，但试图将方法从一个地方应用到另一个地方可能行不通。这种不成功不仅与人有关，还与不同用户(客户、客户等)、系统和工作组织方式的复杂需求有关。比起复制，团队更好的做法是检查用户的需求以及他们为交付服务所做的工作。在这个阶段，使用新的知识来做出改变的决定——这可能是增量的，也可能涉及更重要的更新。重点明确、深思熟虑的努力将使变革产生更好、更持久的影响。

至于满足这个充满活力和挑战的世界不断变化的需求，我们能做些什么呢真的做什么才有效?好吧，只要有正确的努力和专注，即使是一只刚孵出的小海龟也能在海洋中谈判……

BBC体育(2012)2012年11月21日，罗伯托·迪马特奥在尤文图斯战败后被切尔西解雇
http://www.bbc.co.uk/sport/0/football/20423905

麦克唐纳，J.(1998)呼吁停止盲目的改变，阿玛康，英国。

塞登，J.(2005)从命令和控制的自由，先锋出版社，白金汉，英国。

改变原则，沟通，对话，有效的会议

团队简报——一种特殊的会议……

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辛迪·瓦伦斯@cdvallance

在我上一篇博文，我讨论了确定会议目的和目标的重要性，这样主席和与会者就可以清楚地知道应该完成什么。定期的团队简报是一种常见的会议类型。这些是如何构建的呢?

相对简短，定期安排的团队简报通常用于:

我有消息要和你分享关于……

我们该怎么做?

根据会议的长度和规律性，可能会有时间包括:

你对……有什么看法?

我们应该如何解决……?

然而，最后两项通常会涉及直接团队成员之外的其他人员，因为可能会有一些考虑因素会从团队本身之外的输入中受益。

思考团队会议过程的一个方便的原则是应用彼得·麦卡弗里在他的书中提到的五个P，高等教育管理者手册:大学和学院的有效领导和管理．

进度——团队在之前设定的具体目标上做得如何?对团队来说，重要的是要知道，虽然团队的“待办事项”清单永远不会停止增长，但花点时间反思进展和成就会让我们有动力继续前进。

政策-一个可能是任何范围的倡议的速记词。团队成员是否应该了解正在进行的政策、系统或流程中的新活动或变化?当我们全身心地投入到某件事情中时，我们可能会忘记其他人也在忙着完全不同的事情，他们根本不知道我们在做什么，除非我们经常找到一种方法来分享这些信息，这样团队才能获得整体的感觉。

注意:可能会有机会在会议前分享前两个项目的信息，以使讨论更有效。根据团队的规模，维护行动日志(跟踪“进度”)和提前更新(分享“策略”)是保持跟踪的实用方法。

人——人们是否加入、离开或改变角色?团队成员是否参与过可以有效分享信息的活动或活动?开放透明的分享能让团队更强大、更有凝聚力。

行动要点——在我们再次见面之前，我们需要做什么?谁会做什么?确定行动要点至关重要，这样会议上的讨论才能导致成功的执行和进展。

表扬——我们对个人和整个团队都表现出赞赏吗?在急于关注“做什么”的过程中，这个重要的元素经常被忽略，但它可以让团队对要完成的工作和我们在工作中得到的支持保持积极的态度。

如果你对你的团队会议不是百分之百的满意，为什么不试着在接下来的几次会议中应用这5个P原则，看看这种方法对你和你的团队是否有效?让他们公开地知道你在做什么。他们可能有更好的主意。

我的下一篇博客:主持会议时要避免哪些挑战和可能的陷阱?

改变原则，有效的会议，更新

会议会议-会议概述

1评论

辛迪·瓦伦斯著

@cdvallance

我们为什么要开会?我们的理由往往是高尚的。我们希望共享信息和计划，鼓励合作，并为协商、决策和相互学习提供机会。

然而，可悲的是，有些会议似乎会让做决定变得更加困难，感觉像是完成工作的替代品。人们沮丧或困惑地离开这些会议，不知道为什么要费心参加。

我们如何才能确保我们负责的会议的组织和举行能够尊重每个抽出时间参加会议的人?反过来，如果我们被邀请参加一个会议，我们该如何尊重召集会议的人呢?

如果我负责这次会议，首先我需要决定会议的内容目的整个会议或会议的每个部分。

是为了传递信息吗?我有消息要告诉大家……

是为了收集信息吗?你认为……怎么样?

是用来做决策的吗?我们该怎么办?

是用来解决问题的吗?我们应该如何解决……?

在准备会议议程时，我们必须明确其目的，并使与会者了解这一目的。

还有一系列的目标开会时要考虑的问题:

例如，我们可能想:

  • 测试同事对我们想法的反应
  • 在一个主题上交流想法和经验，互相学习
  • 确定在做决定之前什么时候需要进一步的信息
  • 建立团队士气

这似乎都是常识。

然而，会议为我们提供了一个机会来反思那句古老的格言“说起来容易做起来难”。我知道，在我所负责的每一次会议上，我当然没有总是充分考虑到目的和目标。然而，这就是为什么提醒存在的原因……把我们带回我们可能知道的原则，但有时因为太忙或太松懈而无法严格地实践。会议，像任何其他专业实践一样，需要深思熟虑和意图。

如果更多的会议在我们到场、倒咖啡、围坐在桌子前就明确了他们的目的和目标，那不是很棒吗?

下次，关于常规团队会议的提示。

改变原则，有效的会议，更新

会议——我们如何减少工作的“附加税”?

2的评论

辛迪·瓦伦斯@cdvallance

我密切关注的写作Nilofer商人他是一位思想家、独立作者，并定期为《哈佛商业评论》(HBR)撰写文化、创新和战略方面的文章，也是公认的“推特最具影响力的声音"去年《独立报》(英国)。她最近的一幅的帖子一直陪伴着我。她在信中写道:

在我们的组织内部，我们应该重新想象会议，因为它们确实是工作的附加税。如果我们的目标是创造转变，那么会议的作用应该是围绕一个想法进行对话，这样我们就可以共同理解和学习。会议不应该是人们可以按照自己的节奏阅读的信息的反刍。它们应该给我们留出空间，让我们彼此倾听，然后倾听想法的差异，这样我们就可以讨论并最终了解什么标准对每个人都重要，这样方向就会变得清晰。”

我的日历，就像大学里的许多人一样，都排满了会议。开云体育主頁(欢迎您)当我最近遇到黑莓(Blackberry)的同步问题时，我莫名其妙地丢失了几乎所有即将召开的会议的记录。虽然我一时想借此机会重新开始我的工作生活，写空日记，但我知道解决办法并没有那么简单。我煞费苦心(在一些帮助下)手动重新创建了我所有的日历条目。到目前为止，我只错过了一次会议，我只希望我能赶上其余的会议。

去年，从“改变学院”(Change Academy)的住宅项目回来后不久，我写了一篇关于“改变学院”的系列博客支持高效思考环境的关键原则并形成在工作场所高效参与的基础，包括在会议上的有效实践。现实情况是，重新构想会议需要对积极的价值观和行为做出承诺，并在实践中坚持严格。然而，虽然我之前的博客系列是关于为会议创造合适的文化氛围，但我并没有详细关注会议的实用性。鉴于会议在我们的工作生活中是多么重要，分享实际的会议考虑因素将是我接下来几篇文章的目标。

什么样的会议最适合你?你有什么建议要分享吗?请随意添加您的想法和评论。