辛迪·瓦伦斯著

@cdvallance

我们为什么要开会?我们的理由往往是高尚的。我们希望分享信息和计划，鼓励合作，并提供协商、决策和相互学习的机会。

然而，令人遗憾的是，有些会议似乎会使决策变得更加困难，感觉就像是完成任务的替代品。人们离开这些会议时感到沮丧或困惑，不知道自己为什么要来参加。

我们如何确保我们所负责的会议的组织和实施，能够体现出对每一个抽出时间参加会议的人的尊重?反过来，如果我们被要求参加一个会议，我们如何对会议的发起者表示尊重?

如果我负责这次会议，首先我需要决定目的整个会议或会议的每个部分。

是传递信息吗?我有消息要告诉你……

是为了收集信息吗?你认为……怎么样?

是为了做决策吗?我们该怎么办?

是为了解决问题吗?我们应该如何解决……?

在准备会议议程时，我们必须明确会议的目的，并使与会者知道这个目的。

还有一系列的目标召开会议时要考虑:

例如，我们可能想要:

• 测试同事对我们的想法的反应
• 在一个主题上汇集想法和经验，以便相互学习
• 在做出决策之前，确定何时需要进一步的信息
• 建立团队士气

这似乎都是常识。

然而，会议为我们提供了一个反思“说起来容易做起来难”这句老话的机会。我知道，在我负责的每次会议上，我当然没有总是充分考虑到目的和目标。然而，这就是提醒存在的原因……让我们回到我们可能知道的原则，但有时变得太忙或太松懈，无法适当严格地实践。会议，像任何其他专业实践一样，需要深思熟虑和有意为之。

如果更多的会议在我们出现、倒咖啡、围坐在桌子旁之前就明确了目的和目标，那不是很好吗?

下次，关于定期团队会议的提示。