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建立人际关系:交谈,然后工作(并看到好处)。

人们很容易变得忙碌,忘记了与人建立积极的工作关系的价值。毕竟,工作关系往往是想法、创新、鼓励和更好地利用资源的源泉。

找时间与人保持适当的联系可能是件棘手的事情,尤其是在“会议、会议、会议”的岗位上,或者你被困在电脑屏幕后面。然而,如果我们有正确的心态和明确的目标,我们可以充分利用个人网络,即使机会稍纵即逝。

我记得有一次,一位来自运营部门的同事向我提出了一个开发培训计划的想法。她之前起草了一份提案,并与几位同事讨论过,但还没有在高层讨论过这个想法。我们俩都想出了这个想法,通过最少的会议安排(我记得讨论了三个半小时),让我们的老板知道情况,我们在两个月内启动并运行了这个项目,向经理们做了简报,向150多人推销(其中许多人是在管理层批准的情况下自愿申请的),被选中的一批人参加了第一次活动。这类活动的正常周转时间大约是6-9个月。

在这种情况下,事情是如何如此有效地运作的?好吧,首先个人热情在涉及的人群中,其次是信任,每个人都有在委派工作方面(以及高级利益相关者在允许我们继续工作时所表现出的信任)——第三有目的地利用时间当我们短暂地见过面或在电话里交谈时。这些行为为其他同事的支持和鼓励项目团队的合作氛围奠定了基调。这项工作不需要大量的新资源,管理与现有的程序和工作流程挂钩。优势是周转时间提高了60 - 80%。

当然,人际关系可能涉及许多其他的事情;创意、创新、开拓新市场的机会、新的职业道路、商业伙伴关系、研究合作、节约成本的机会、学习。没有神奇的网络化学——所有有效的网络行为都是可以学习的。如果人际关系失败,很可能是因为其中一人或双方选择无论是有意识的还是潜意识的失败,或者他们让潜在的影响因为缺乏努力而“枯萎在藤上”。

网络不仅仅是一个社交过程——要想正常运作,它需要远远不止于此。好的工作包括运用知识,理解人的心理,理解系统是如何工作的,并以适当的方式对事件的发生和结束作出反应。只涉及聊天的网络交付了它应得的……

顺便说一句,在上面描述的两个月里,我有一个截然不同的经历。我参加了各种各样的讨论(我忘记了会议的次数,但至少有六到七次),基本上是和同样类型的积极的人(所以同样的积极的化学反应应该是有效的),在半天的培训研讨会上解决一些小问题。现在,在这种情况下,也许我是问题所在,但在这种情况下,进展只是不是很有成效。审查了不需要考虑的途径,作出了只会拖延决定的假设(直到提取出真正的事实)。这段经历让我想起了最近在一篇博客中所做的一些观察,其中包括一些有趣的想法(归功于戴明之类的人),但它们被总结为方程式。以下是一些选择:

  • 意见+意见+意见=意见
  • 会议=意见x人+文件

这些方程的寓意是什么呢?- - - - - -这些活动都不是真正的增值工作

我们需要勤于利用时间。当网络,是有目的的——在讨论中准备一些可以提供的东西,同时也要想好你想从中得到什么。记住,一起聊天是可以的,但是一起工作会更有回报。

进一步阅读:

Coppin, A.和Barratt, J.(2002)《永恒的管理》,Palgrave MacMillan,纽约。

戴明伟(1993)《新经济学》,麻省理工学院经济学研究所。

会议-主席/小组动态

作者:Cindy valance @cdvallance

在我的上一篇博客中,我讨论了主席面临的一些实际考虑。然而,即使会议在表面上像时钟一样工作,重要的是主席要注意小组动态,这一点同样重要,并且是每次讨论和每次会议的基础。

再次,主席有责任确定基调,并在小组中发挥带头作用。例如,如果主席以一种开放、诚实、热情和致力于积极成果的方式行事,会议参与者更有可能以同样的方式回应。

主席应该公开表明什么样的异议是可以接受的。让人们知道有不同意见是可以的(回想一下那句老话:“如果两个人总是在所有事情上意见一致,其中一个是不必要的”),但尊重和专业的行为是需要的。

分歧应该集中在话题上,而不应该是对他人的人身攻击。虽然人们需要能够公开表达自己,但不健康的攻击不应该被容忍。

重要的是,主席在出现分歧时尽量不偏袒任何一方,而是保持公正,坚持事实,并提出开放性问题以澄清。即使被激怒,主席也应该努力保持脾气。同意在会议之外的其他时间与持不同意见的人会面可能是必要和有用的。如果由于意见分歧而无法在会议中作出决定,主席应建议下一步行动并继续进行。

主席还应在会议期间观察参与水平,并努力从发言较少的人那里征求意见;那些安静的人通常会有很多贡献,但可能不会很快发言,让那些自由发言的人主导讨论。

主席应该控制讨论在不经意间偏离主题的趋势,并在讨论开始偏离主题时努力引导小组回到议程上来。提出问题和解释结论以寻求共识,并将参与者带回手头的主题可能会有所帮助。

广泛的讨论(例如收集信息或解决问题)是有帮助的,在这种类型的会议中,真诚的协商是至关重要的,但这应该是会议的明确部分(再次回到目的和目标),而不是由于会议的不同目的而偏离轨道而偶然发生的事情。

在协商讨论中,重要的是不要急于寻求即时的解决方案,而是要考虑各种选择的利弊。记录建议是很有帮助的,并将这些建议作为一个整体加以发展。这种类型的讨论可能不会以决定结束,这没关系。可能需要时间来反思讨论。但是,主席应说明将如何处理本届会议的资料,以及今后作出决定的计划和作出决定的时间范围。

最后,主席(或那些希望成为主席的人)可以通过观察和模仿好的例子学到很多东西。好的主席会在会议前做好功课,在适当的时候提前征求意见,在会议之外获得其他人的信任,努力让各种参与者主导主题,在指导和咨询之间取得平衡,让每个人都参与进来,即使在困难的情况下也能保持良好的节奏、秩序和幽默,并通过超越意见分歧而达成一致的行动计划来完成手头的工作。

这篇博客,连同上一篇主席的挑战我的博客是团队简报主要侧重于主席的职责。然而,成功并不仅仅取决于一个人。如果你不是主席呢?作为参与者,你的责任是什么?

下次再详细介绍。

团队简报——一种特殊的会议……

作者:Cindy valance @cdvallance

在我上一篇博文,我讨论了确定会议的目的和目标的重要性,以便主席和与会者能够清楚地知道应该完成什么。定期的团队简报是一种常见的会议类型。这些是如何构建的呢?

相对较短,定期安排的团队简报通常用于:

我有关于……的消息要告诉你。

我们该怎么做呢?

根据会议的时间长短和规律性,可能有时间包括:

你认为……怎么样?

我们应该如何解决……?

然而,通常这最后两项可能会涉及到直接团队成员之外的其他人员,因为可能会有一些考虑因素会从团队本身之外的输入中受益。

考虑团队会议过程的一个方便的原则是运用Peter McCaffery在他的书中提到的五个P,高等教育管理者手册:高校有效的领导与管理

进度-团队如何完成先前设定的特定目标?对于团队来说,重要的是要知道,虽然团队的“任务”清单永远不会停止增长,但花点时间反思一下进展和成就会让我们有动力继续前进。

政策-可能是任何范围的倡议的缩写。在政策、系统或过程中是否有新的活动或变化是团队成员应该知道的?当我们个人深深投入某件事时,我们可能会忘记其他人也在忙着完全不同的事情,除非我们定期找到一种方法来分享这些信息,以便团队能够获得整体感,否则我们不会知道我们在做什么。

注意:可能有机会在会议前分享前两个项目的信息,以使讨论更有效。根据团队的规模,维护操作日志(跟踪“进度”)和提前循环更新(共享“策略”)可能是保持跟踪的实用方法。

人——人们是加入、离开还是改变角色?团队成员是否参与了活动或参加了活动,从而获得了可以有效共享的信息?公开透明的分享会让团队更强大、更有凝聚力。

行动要点——在下次见面之前我们需要做些什么?谁来做什么?确定行动点是至关重要的,这样会议上的讨论才能导致成功的实施和进展。

表扬——我们是否对个人和整个团队表示赞赏?这个重要的元素经常在急于关注“什么”时被忽略,但它可以让团队对要做的工作和我们在做这件事时得到的支持保持积极的态度。

如果你对你的团队会议不是百分之百满意,为什么不在接下来的几次会议中尝试应用这五个P,看看这个方法是否适用于你和你的团队?让他们公开地知道你在尝试什么。他们可能有更好的想法。

我的下一篇博客是:在主持会议时应该避免哪些挑战和可能的陷阱?

会议会议会议-概述

辛迪·瓦伦斯著

@cdvallance

我们为什么要开会?我们的理由往往是高尚的。我们希望分享信息和计划,鼓励合作,并提供协商、决策和相互学习的机会。

然而,令人遗憾的是,有些会议似乎会使决策变得更加困难,感觉就像是完成任务的替代品。人们离开这些会议时感到沮丧或困惑,不知道自己为什么要来参加。

我们如何确保我们所负责的会议的组织和实施,能够体现出对每一个抽出时间参加会议的人的尊重?反过来,如果我们被要求参加一个会议,我们如何对会议的发起者表示尊重?

如果我负责这次会议,首先我需要决定目的整个会议或会议的每个部分。

是传递信息吗?我有消息要告诉你……

是为了收集信息吗?你认为……怎么样?

是为了做决策吗?我们该怎么办?

是为了解决问题吗?我们应该如何解决……?

在准备会议议程时,我们必须明确会议的目的,并使与会者知道这个目的。

还有一系列的目标召开会议时要考虑:

例如,我们可能想要:

  • 测试同事对我们的想法的反应
  • 在一个主题上汇集想法和经验,以便相互学习
  • 在做出决策之前,确定何时需要进一步的信息
  • 建立团队士气

这似乎都是常识。

然而,会议为我们提供了一个反思“说起来容易做起来难”这句老话的机会。我知道,在我负责的每次会议上,我当然没有总是充分考虑到目的和目标。然而,这就是提醒存在的原因……让我们回到我们可能知道的原则,但有时变得太忙或太松懈,无法适当严格地实践。会议,像任何其他专业实践一样,需要深思熟虑和有意为之。

如果更多的会议在我们出现、倒咖啡、围坐在桌子旁之前就明确了目的和目标,那不是很好吗?

下次,关于定期团队会议的提示。

会议——我们如何减少工作的“附加税”?

作者:Cindy valance @cdvallance

我密切关注的写作Nilofer商人他是一位思想家、独立作家,并定期为《哈佛商业评论》(HBR)就文化、创新和战略等主题发表文章。推特上最有影响力的声音去年…《独立报》(英国)。她最近的一个的帖子一直陪伴着我。她在信中说:

“在我们的组织内部,我们应该重新想象会议,因为它们确实是工作的附加税。如果我们的目标是创造转变,那么会议的作用就应该是围绕一个想法进行对话,这样我们就可以一起理解和学习。会议不应该是重复人们可以按照自己的节奏阅读的信息。他们应该给我们留出空间,让我们互相倾听,然后听到不同想法的区别,这样我们就可以讨论,最终了解对每个人都重要的标准是什么,这样方向就会变得清晰。”

和大学里的许多人一样,我的日程表上也满是会议。开云体育主頁(欢迎您)当我最近遇到黑莓(Blackberry)同步问题时,不知怎么的,我几乎丢失了所有即将召开的会议记录。虽然我一时想借此机会用一个空日记重新开始我的工作生活,但我知道解决办法没那么简单。我煞费苦心地(在一些帮助下)手动重新创建了我所有的日历条目。到目前为止,我只错过了一次会议,我只希望我能赶上其余的会议。

去年,在从变革学院住宿项目回来后不久,我写了一个关于中国的博客系列支持高效思维环境的关键原则这些构成了工作场所中富有成效的参与的基础,包括会议中的有效实践。现实情况是,重新设想会议需要承诺积极的价值观和行为,并在实践中坚持严格。然而,虽然我之前的博客系列是关于为会议创造合适的文化氛围,但我并没有详细关注会议的实用性。鉴于会议在我们的工作生活中往往是多么重要,分享实际的会议考虑将是我接下来几篇文章的目标。

什么样的会议最适合你?你有什么建议要分享吗?请随意添加您的想法和评论。